Il 2015 degli eventi in hotel

Cybersecurity, sistemi in grado di monitorare e analizzare un intero ecosistema congressuale e la ricerca di un’esperienza digitale unificata. Sono solo alcuni dei trend It che influenzeranno il comparto dei meeting e degli eventi alberghieri nel corso del 2015: un mercato capace di coinvolgere, a livello globale, qualcosa come 512 milioni di delegati, generando per gli hotel un ritorno complessivo pari a 103 miliardi di dollari (Frost and Sullivan, 2013). Lo rivela un recente rapporto elaborato dall’associazione a stelle e strisce Meatings Mean Business, spin-off diretto della Us Travel Association, in collaborazione con la società It Social Tables. Secondo lo studio, che è stato realizzato contattando una serie di esperti di settore provenienti dal management di gruppi quali Marriott, Hyatt, American Express e Accor, la sicurezza informatica sarà quindi una delle priorità dell’anno dei clienti mice: «Quando una compagnia fa alloggiare i propri dipendenti in una struttura, è ben consapevole che una serie di informazioni interne di cruciale importanza viene contemporaneamente trasportata nei computer e nei cellulari dei propri collaboratori in trasferta», spiega il co-presidente di Meatings Mean Business, David Peckinpaugh. «Il pericolo, che dati di interesse vitale per le aziende vengano rubati o copiati tramite reti poco sicure, è quindi una minaccia reale», a cui le imprese presteranno necessariamente sempre maggiore attenzione.
L’impatto degli sviluppi tecnologici sui meeting in hotel non si esaurisce però nel solo tema sicurezza: la partecipazione ai convegni si sta facendo infatti sempre più attiva aumentando così le aspettative dei delegati in termini di fruizione dei contenuti. I meeting planner, di conseguenza, cercheranno crescente collaborazione dalle strutture, per venire incontro alle esigenze dei partecipanti ai convegni. «L’obiettivo ultimo di ogni organizzatore di eventi», racconta Alicia Tillman di American Express Global Business Travel, «è quello di creare l’esperienza perfetta per tutti i delegati presenti, nonché per gli sponsor, gli speaker e gli espositori. Questi ultimi, invece, desiderano soprattutto poter entrare in contatto con il maggior numero di persone possibile. L’unico modo, che gli hotelier hanno di soddisfare le necessità di ciascuno, consiste quindi nel garantire la disponibilità in loco di un supporto tecnologico adeguato».
Non solo, aggiunge Gene Hunt, director of event sales al Grand Hyatt Washington: «i meeting planner stanno diventando sempre più creativi nel trovare sistemi utili a gratificare i conferenzieri disposti a interagire tramite i propri apparecchi It: in particolare, per veicolare specifiche tipologie di contenuti, grande popolarità stanno riscuotendo in questo periodo le strategie di coinvolgimento ludico, da implementarsi prima, durante e dopo l’evento. Agli albergatori spetta quindi il compito di assistere gli organizzatori anche in questo specifico contesto».
Ma la lista degli sviluppi It potenzialmente in grado di condizionare l’esperienza meeting è davvero lunga e comprende naturalmente anche la necessità, per gli hotel, di assicurare un’ampiezza di banda sufficiente a garantire una copertura wifi adeguata a tutti i device dei propri ospiti. È probabile, inoltre, che nel prossimo futuro si assisterà pure a un incremento dell’offerta di check-in da mobile, mentre molte compagnie seguiranno presto le orme di Starwood Hotels and Resorts: il primo grande gruppo alberghiero a dare l’opportunità, agli ospiti di alcune sue strutture (si prevede 140 entro metà 2015), di utilizzare lo smartphone in sostituzione della chiave della propria camera. Dal punto di vista promozionale, per di più, il miglioramento tecnologico consentirà anche la diffusione di sistemi di realtà virtuale avanzati, in grado di presentare destinazioni e strutture in maniera sempre più immersiva e coinvolgente.
Grandissima rilevanza assumerà, infine, il supporto che gli albergatori sapranno dare agli event planner nel garantire un adeguato ritorno sull’investimento mice. Le strutture ricettive oggi possono infatti analizzare l’intero ecosistema di un evento: dal momento in cui i partecipanti fanno il loro ingresso in sala al tipo di fogli utilizzati dai delegati, fino al sistema di trasporto scelto per raggiungere la location; raccogliere, condividere e analizzare in tempo reale, tramite specifici programmi software, questa ingente mole di dati può davvero aiutare gli hotelier a fornire un servizio migliore e più efficiente.