Pianificazione, gestione, controllo e promozione. Sono questi i vertici del ring su cui si combatte la partita dello sviluppo delle nuove soluzioni gestionali per l’hotel. «Data ormai per scontata la piena operatività quotidiana», spiega Marco Massai, direttore commerciale e marketing della società It Evols, «i software di domani si configureranno sempre più come soluzioni in grado di supportare l’albergatore nella pianificazione di nuove strategie gestionali, nell’implementazione di efficaci meccanismi di controllo dei costi e nell’utilizzo sempre più spinto di nuovi strumenti di promozione on-line. L’obiettivo, in particolare, è quello di raggiungere la piena integrazione fra la gestione interna dell’hotel e la sua promozione su tutti i canali distributivi».
E le società di software più innovative si muovono già da tempo in questa direzione, «investendo non solo in termini di sviluppo di nuove funzionalità», prosegue Massai, «ma anche nella creazione di soluzioni in grado di coniugare solidità architetturale e potenza di elaborazione insieme alla massima flessibilità e accessibilità al sistema da parte degli utenti. Un atteggiamento, questo, che ben si sposa anche con le tendenze emergenti nell’ambito della commercializzazione del software, che si sta gradatamente spostando dalla semplice vendita di licenze alla fornitura di servizi, spesso pagabili in base al loro effettivo utilizzo».
Flessibilità e integrazione sono, peraltro, tra gli elementi di innovazione più significativi anche per le funzioni di back office e organizzazione aziendale. «A ciò si aggiunge, poi», interviene il marketing manager della società It Serenissima informatica, Alessandro Calligaris, «la possibilità di esternalizzare la gestione della piattaforma hardware: un’opportunità che consente, tra l’altro, all’organizzazione alberghiera di liberarsi di tutte le problematiche connesse con la sicurezza informatica e fisica dei dati e di pianificare con certezza i costi operativi senza investimenti iniziali».
Per il back office, invece, è lo Uniform system of accounting for the lodging industry (il cosiddetto Usali, la cui prima edizione, a cura della Hotel association of New York City, è del 1926) a trovare ormai un ottimo terreno di sviluppo nei software gestionali internazionali più moderni. «Noi, in particolare», conclude Calligaris, «sviluppiamo sistemi di controllo di gestione con Usali fin dagli anni 80 e oggi l’ultima frontiera è quella di creare software completamente integrati con i principali programmi di property management e point of sale system, nonché con i software dedicati alla gestione del personale, delle paghe, delle banche e dei fornitori, in modo da garantire anche alle catene più grandi di ricevere i report Uniform system, in ciascun hotel e in sede, pressoché in tempo reale, alla chiusura del mese».
Il booking engine ideale
L’offerta di motori di prenotazione alberghiera è oggi assai ampia e non sempre è facile orientarsi. Proviamo allora a stilarne un identikit ideale con Alberto Recanatesi, direttore commerciale di Bookassist Italia: «Sembrerà un’ovvietà, ma la prima caratteristica di un booking engine ideale è la sua attitudine a soddisfare al meglio le esigenze sia degli albergatori sia della loro clientela».
Domanda. Cominciamo dagli albergatori.
Risposta. I più avveduti cercano un sistema che sia anche in grado di elaborare informazioni dettagliate sullo stato del loro business on-line.
D. Il che, tradotto in pratica, cosa significa?
R. Vuol dire, per esempio, la possibilità di configurare camere e pacchetti ad hoc per ogni esigenza, di verificare le carte di credito, di gestire le funzionalità 2.0. Il tutto, beninteso, con piena compatibilità con i property management system e con i channel manager.
D. Poi c’è l’interesse della clientela.
R. Certo: e questo è soddisfatto se il motore presenta caratteristiche che inducano i clienti a prenotare sul sito ufficiale dell’hotel, anziché attraverso i portali.
D. E quali sarebbero tali caratteristiche?
R. Prima di tutto la sicurezza, è ovvio. Inoltre deve essere facile e diretto, senza passare per link esterni o pop-up. Poi deve essere un sistema multilingua e multi valuta. Ancora: deve poter gestire la clientela abituale con accessi personalizzati, incentivi e premi fedeltà. Infine, deve essere ottimizzato per poter dialogare anche con i dispositivi mobile di ultima generazione e, almeno per la conferma della prenotazione, con i normali telefonini via sms.
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