Administrative Assistant

Tenuta di Artimino, un angolo di paradiso nel cuore nobile della Toscana.

Scoprite la storica tenuta medicea con viste mozzafiato su vigneti e oliveti, a pochi chilometri da Firenze.
Intrisa di storia e cultura, la tenuta ebbe origine come insediamento

etrusco, prima di trasformarsi in un borgo medievale e, in seguito, nella amata residenza di caccia della famiglia Medici.

Godetevi l’atmosfera toscana di questa maestosa tenuta medicea.

Circondata da dolci colline e da una campagna incontaminata, la Tenuta di Artimino continua la sua tradizione con tre ambienti sontuosi tutti da scoprire, ognuno dei quali vi immergerà nel suo carattere distintivo: L’hotel Paggeria Medicea, gli alloggi del Borgo di Artimino nel borgo di Artimino e le case di campagna toscane Le Fagianaie. Due ristoranti, una piscina esterna e una moderna spa garantiscono un’esperienza toscana di altissimo livello.

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– Administrative Assistant

La risorsa fornirà supporto operativo ai dipartimenti Human Resources e Amministrazione, garantendo un’efficace gestione delle attività amministrative, dei servizi generali e dei processi di onboarding del personale. Contribuirà inoltre al coordinamento logistico e organizzativo delle risorse aziendali, assicurando il corretto funzionamento dei servizi a supporto dei dipendenti.

Le principali responsabilità includono:

Supporto Amministrazione del Personale
• Gestione e aggiornamento degli archivi digitali e cartacei relativi ai dipendenti.
• Aggiornamento delle anagrafiche del personale e della relativa documentazione.
• Raccolta e verifica della documentazione necessaria per assunzioni, proroghe, trasformazioni e cessazioni contrattuali.
• Gestione degli scadenziari HR e monitoraggio delle principali certificazioni e documenti obbligatori (permessi di soggiorno, visite mediche, attestati HACCP, formazione sulla sicurezza, ecc.).
• Supporto nelle attività amministrative legate alla gestione del personale.

Presenze e Welfare Aziendale
• Ordine buoni pasto/card ticket restaurant
• Monitoraggio dei fondi sanitari e degli enti di welfare, con gestione degli accessi ai relativi portali e aggiornamento delle informazioni richieste.

Onboarding
• Preparazione della documentazione e dei welcome kit per i nuovi assunti.
• Gestione dell’ordine, dello stoccaggio e della distribuzione delle uniformi aziendali, con verifica della documentazione amministrativa correlata.
• Gestione delle SIM aziendali, inclusa attivazione, assegnazione e monitoraggio.
• Coordinamento dell’assegnazione e del monitoraggio delle dotazioni aziendali (PC, telefoni cellulari e altre attrezzature).
• Supporto nella gestione della Staff House, inclusa assegnazione delle camere, monitoraggio delle occupazioni e coordinamento con manutenzione e proprietà per interventi e necessità operative.

Coordinamento Servizi ai Dipendenti
• Organizzazione del servizio navette per il personale.
• Pianificazione dei turni dei navettisti e gestione delle comunicazioni con i dipendenti utilizzatori del servizio.
• Collaborazione con il Front Office per garantire la continuità del servizio durante i weekend.

Supporto Amministrativo e Servizi Generali
• Gestione dell’archivio amministrativo e della relativa documentazione.
• Supporto all’ufficio Amministrazione nell’imputazione dei costi ai corretti centri di costo.
• Aggiornamento e monitoraggio dei file amministrativi relativi a fatture, ordini di acquisto, commissioni e altri documenti contabili.
• Gestione documentale dei fornitori e dei contratti di servizio (manutenzione, lavanderia, automezzi e servizi generali).
• Supporto al processo di approvazione delle fatture.
• Gestione della posta in entrata e in uscita e supporto alle attività di centralino.
• Supporto alle attività operative e organizzative connesse ai servizi generali della struttura.

Requisiti:
• Diploma o Laurea in discipline economiche, amministrative o umanistiche.
• Esperienza pregressa in ruoli amministrativi, HR Administration o servizi generali.
• Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel.
• Precisione, capacità organizzativa e gestione delle priorità.
• Attitudine al lavoro di squadra e orientamento al servizio.
• Buone capacità relazionali e comunicative.
• Attenzione al dettaglio.
• Gestione documentale e amministrativa.
• Orientamento al cliente interno.

Potrai effettuare il colloquio di lavoro per queste posizioni al TFP Summit Firenze 2026, presso Il Grand Hotel Baglioni, il 20 Ottobre 2026 dalle ore 09:00 alle 17:00.

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