La situazione geopolitica internazionale e le nuove istanze culturali cambiano il volto dei congressi, con ripercussioni anche sul lavoro degli operatori, hotel e venue compresi. Se ne è discusso all’inizio di settembre in occasione di The Exchange by Italian Knowledge Leaders, l’evento promosso da Convention Bureau Italia che ha riunito al Palacongressi di Rimini rappresentanti di associazioni scientifiche internazionali, destinazioni, centri congressi, Professional Congress Organiser e i principali protagonisti della filiera congressuale italiana. “Fino a qualche anno fa – ha posto la questione il relatore Rémi Dévé, Chief Editor di Boardroom Magazine – la valutazione dei rischi geopolitici legati all’organizzazione dei congressi veniva fatta solo inizialmente. Ora i conflitti e le tensioni nel mondo l’hanno resa un processo costante”.
Un fattore nuovo: la valutazione del rischio
“Ciò che non funziona più – ha spiegato Dévé – è l’idea che un congresso possa essere progettato una volta sola, con un anno o più di anticipo, e poi semplicemente eseguito. Il vecchio modello trattava il programma, la sede e la logistica come decisioni fisse, prese in anticipo e non più toccate fino all’evento stesso. Le aspettative in termini di sostenibilità, la volatilità geopolitica e i rischi legati alla sicurezza hanno reso questa rigidità insostenibile: la scelta di una sede o un determinato schema di viaggio dei delegati che aveva senso diciotto mesi fa può trasformarsi in una criticità nel momento in cui si aprono le porte dell’evento”.
L’impatto sugli organizzatori
Ecco perché oggi, ha sottolineato ancora Dévé, “gli organizzatori più esperti trattano la valutazione del rischio come un processo continuo, rivalutando l’esposizione a intervalli prestabiliti, e non solo quando qualcosa va visibilmente storto. Servono una pianificazione degli scenari elaborata in anticipo per le interruzioni più probabili, protocolli più chiari su come e quando le decisioni vengono portate ai livelli superiori e un coordinamento più stretto e tempestivo con i partner della destinazione e le autorità locali, che spesso colgono i segnali di rischio prima di un organizzatore che si trova altrove”.
La sostenibilità
Un altro tema diventato rilevante è poi quello della sostenibilità. “Il segnale più chiaro che la sostenibilità è andata oltre il semplice spuntare una casella si ottiene quando questa arriva a orientare le decisioni prese fin dall’inizio – ha proseguito Dévé -. La scelta della sede e della destinazione, gli schemi di viaggio dei delegati, i sistemi di catering e di gestione dei rifiuti”. Ma cosa comporta questo approccio per chi ospita gli eventi? “Per le associazioni più mature – ha detto l’esperto – la sostenibilità è integrata in tutto ciò che fanno, e il congresso è solo una parte di uno sforzo molto più ampio, spesso guidato dal basso, dai membri che se la aspettano come un dato di fatto piuttosto che da un mandato imposto dall’alto. Altre associazioni adottano l’approccio opposto: si aspettano che sia la sede o la destinazione a occuparsene, senza affrontare la questione in modo proattivo, il che mantiene la conversazione quasi interamente guidata dalla destinazione, invece che come qualcosa di cui l’associazione stessa si fa carico”.
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