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La parola magica è esperienza

Organizzare matrimoni di successo: un mix articolato di soft skills, capacità organizzative ed empatia. Nel parla la fondatrice di gettingmarriedinitaly, Sandra Santoro

Organizzare matrimoni di successo: un mix articolato di soft skills, capacità organizzative ed empatia. Nel

Di Massimiliano Sarti, 22 febbraio 2018

Tanta empatia, unita a ottime capacità di gestione dello stress e ad abilità non comuni di negoziazione a vantaggio dei clienti. Ma anche buone doti di mediazione e diplomazia, accompagnate da intelligenza emotiva, creatività, osservazione critica, capacità di problem solving, discrezione ed educazione. Sono le soft skills imprescindibili di chi si occupa di matrimoni. Lo spiega Sandra Santoro, fondatrice di gettingmarriedinitaly e nota professionista di destination wedding con particolare esperienza nell’allestimento di cerimonie nuziali per coppie internazionali.

Domanda. La parola magica del turismo di oggi è esperienza. Immagino che anche il segmento wedding non possa sfuggire a questa regola…
Risposta. Il wedding tourism è di per sé esperienza. Pertanto non si sottrae certo a questa norma, rappresentandone anzi l’esempio perfetto: esperienza in quanto evento della vita, esperienza per chi sceglie di optare per una qualsiasi modalità di destination wedding, ma anche e, soprattutto, volontà di offrire un’esperienza ai propri ospiti. È esattamente intorno a questa parola chiave, nonché agli elementi caratterizzanti della destinazione, che si crea il concept dell’evento matrimonio.

D. Quali allora le nuove tendenze in materia?
R. Sicuramente quella di organizzare l’evento su più giorni, pianificando appunto l’esperienza di un wedding weekend, pre e post cerimonia compresi. Ma va segnalato senz’altro anche il crescente numero di matrimoni simbolici.

D. Di che si tratta esattamente?
R. Delle cerimonie volte a rinnovare la promessa di matrimonio tra persone già sposate. Un trend emergente non solo tra le coppie che scelgono di organizzare un destination wedding, ma anche da chi si sposa nel proprio luogo di residenza. Il fenomeno, importato dall’estero, trova la propria motivazione principale nel desiderio di selezionare la location di celebrazione liberamente, senza i tradizionali vincoli legati ai requisiti previsti dalla normativa tricolore in materia di matrimoni con valore agli effetti civili. Di poter, quindi, optare per contesti open space da personalizzare a proprio piacimento: dalla spiaggia, al vigneto, al bosco… Soprattutto tra le coppie straniere emerge forte il bisogno di semplificare le procedure burocratiche richieste dalla legge italiana, in modo da concentrare energie e budget a disposizione sul solo effetto wow dell’evento.

D. Quali sono invece le motivazioni che solitamente spingono le coppie a cercare, per il proprio matrimonio vero e proprio, una location alternativa al loro luogo di residenza?
R. Possono essere davvero molteplici: dalla necessità di optare per un terreno “neutro”, in caso di coppie provenienti da paesi-regioni-città differenti, fino alla volontà di non replicare il format standard del matrimonio del proprio paese di origine. Ma c’è anche chi è semplicemente alla ricerca di originalità, unita magari alla passione per il paese prescelto, oppure a un legame speciale con la destinazione, finanche alla ricerca delle proprie origini, per un matrimonio inteso come espressione della propria unicità in quanto coppia. Senza dimenticare che questo è pure un modo efficace di limitare il numero degli ospiti, al fine di creare un’esperienza più intima e personale. Oppure, al contrario, può contribuire a evidenziare il proprio status sociale ed economico, attraverso l’organizzazione del vero evento della vita.

D. Quanto cambia la tipologia di domanda a seconda del luogo di provenienza dei novelli sposi?
R. Parecchio. In effetti è questo uno degli aspetti più delicati da gestire per un wedding planner: in base al paese di origine, è necessario focalizzare l’attenzione sugli elementi più importanti della cultura degli sposi, senza al contempo tralasciare di considerare la provenienza degli ospiti, che sempre più frequentemente arrivano a loro volta da paesi differenti. L’esperienza del professionista di destination wedding si misura spesso sulla propria conoscenza delle esigenze e delle tradizioni delle diverse culture con cui ha a che fare, nonché sulla capacità di mediare le necessità degli ospiti con la cultura del paese ospitante. Necessità, quest’ultima, particolarmente sentita nel contesto super-lusso, dove il potere di acquisto viene spesso inteso come potere di imporre le proprie scelte al di là di qualsiasi regola. Molto frequenti a questo riguardo sono per esempio le richieste di privatizzazione di luoghi pubblici.

D. Quanto contano rispettivamente pianificazione e improvvisazione nella realizzazione pratica di una cerimonia nuziale?
R. La capacità di programmazione è, a mio avviso, un elemento imprescindibile nell’organizzazione di un evento wedding. Ritengo, invece le doti di improvvisazione un valore aggiunto che si affina con l’esperienza. Ciò va naturalmente inteso nell’accezione positiva del termine, ossia, nel caso specifico di un matrimonio, come la capacità di risolvere eventuali imprevisti sul campo in maniera tempestiva, efficace e, spesso, creativa.

D. In tale contesto qual è il ruolo dell’offerta alberghiera?
R. Sono convinta che numerose strutture, per performare al meglio, necessiterebbero solamente di una guida da parte di esperti del segmento wedding. E proprio a questo scopo, ho ideato un programma di supporto specifico, pensato espressamente per gli hotel che intendono cogliere l’opportunità offerta da questa importante fetta del mercato turistico.

D. Quali in particolare i tre errori principali che un albergo dovrebbe sempre evitare nel proporsi come venue di una cerimonia nuziale?
R. Il primo è sicuramente quello di non prevedere spazi dedicati, ben distinti dal resto della struttura a disposizione degli ospiti tradizionali. Ma c’è anche chi ignora la necessità di dotarsi di risorse appositamente formate e pronte a gestire un evento wedding, che è un affare ben diverso rispetto ad altre tipologie di manifestazioni. Non essere sufficientemente flessibili in tema di orari e timeline dell’evento, infine. può impattare significativamente sulla soddisfazione finale dei clienti.

D. Quanto conta oggi la tecnologia nell’organizzazione di un matrimonio?
R. Rappresenta senza dubbio un valido ausilio in fase di pianificazione: dalla semplice e ormai scontata possibilità di incontrare i clienti online, programmando i meeting a distanza grazie anche all’utilizzo di software per il planning, il design e la condivisione, fino alla gestione di fatturazione e pagamenti. Tra le nuove tendenze citerei inoltre quella di inviare partecipazioni e inviti via social media, nonché la moda recente di condividere il proprio processo di organizzazione su Twitter, oppure tramite un blog dedicato o un sito ad hoc. Senza dimenticare naturalmente l’ormai tradizionale gestione delle liste degli invitati e della lista nozze online. Mi preme ricordare però che nella pianificazione di un evento nuziale, la componente personale e umana resta fortunatamente essenziale. La scelta del planner, in particolare, si basa inevitabilmente sull’empatia che si crea con la coppia da assistere e guidare nel progetto organizzativo.

D. A proposito dell’importanza della componente umana: esistono dei limiti oltre cui non ci può spingere con l’high-tech?
R. In effetti, quando si parla di tecnologia il passo da strumento utile alla pianificazione dell’evento a entità invasiva è estremamente breve. La privacy e la riservatezza a quel punto vengono dimenticate, oscurate dalla creazione di wedding hashtag volti a rendere virale un evento di per sé privato e personale: si invitano gli ospiti a contribuire alla diffusione di immagini e notizie, trasformando i tavoli da cocktail in charging station e regalando selfie sticks. Ma l’eccesso si registra anche con la tecnologia da indossare. Mi vengono per esempio in mente gli orologi che registrano il battito cardiaco durante l’ingresso della coppia lungo la navata della chiesa o l’ambiente prescelto per il matrimonio. Comunemente diffuso è pure l’uso del drone per foto e video a forte impatto. Meno comuni, perlomeno in Italia, sono invece i bouquet GoPro (con fotocamera inserita, ndr), pensati per catturare i momenti più personali della sposa. Nulla di sbagliato di per sé, ben inteso. Ancora una volta, infatti, è il wedding planner a dover guidare i novelli sposi verso scelte più equilibrate possibili da ogni punto di vista.

D. Passando quindi dal futuro high-tech alla tradizione: quanto pesa ancora oggi l’offerta enogastronomica nel definire l’appeal di una location?
R. Rimane sempre uno dei principali elementi sui quali avviene la selezione della destinazione, soprattutto per un paese come l’Italia. Anche la parola chiave non cambia in questo caso: qualità, qualità, qualità, al di là e oltre qualsiasi nuova tendenza in ambito f&b.
D. Quali sono in effetti gli ultimi trend culinari per il settore?
R. La tendenza più diffusa riguarda sicuramente il ritorno all’autenticità, intesa come genuinità e semplicità. A ciò si contrappone però quasi paradossalmente il trend delle proiezioni interattive sulle torte nuziali, e le creazioni culinarie 3-D laser-cut. Ma in quasi tutte le circostanze, l’esperienza richiesta, soprattutto da parte delle coppie straniere, è quella di vivere la classica festa italiana in famiglia. Un momento speciale, in cui la condivisione del buon cibo e del bere bene rappresentano la base del divertimento e del successo dello stesso evento.

La biografia
www.gettingmarriedinitaly.com

Sandra Santoro, una delle primissime wedding planner in Italia, crea il brand gettingmarriedinitaly nel 1996: una wedding planning boutique, specializzata nel destination wedding per coppie internazionali.
Mission dell’atelier è realizzare un evento memorabile, partendo dai sogni e dai desideri della coppia, coniugando gusto, esigenze e budget, e arricchendoli del valore aggiunto fornito dalla singolare scenografia italiana.
Nel corso della sua lunga carriera, Sandra Santoro ha seguito personalmente oltre mille coppie provenienti da tutto il mondo, operando come riferimento italiano per agenzie partner straniere e organizzando matrimoni per celebrità di fama internazionale nelle più prestigiose location su tutto il territorio nazionale.
I suoi eventi sono stati pubblicati su numerosi blog di settore e riviste italiane e internazionali, tra cui Harper’s Bazaar, Grace Ormonde, The New York Times, Style me Pretty, La Repubblica.
Gettingmarriedinitaly è partner ufficiale del Firenze Convention Bureau e preferred vendor dei più prestigiosi blog internazionali di settore quali StyleMePretty, OnceWed e Junebug weddings.
Sandra Santoro è speaker in conferenze internazionali, nonché docente presso la Scuola italiana del turismo e l’Università di Firenze per la specializzazione nell’organizzazione di eventi. Nel 2016 ha inoltre conseguito il «WeddingWire couple’s choice awards» e vinto le edizioni 2016 e 2017 dei Belief awards nelle categorie «wedding concept» e «best wedding photo». Nel 2017 ha conseguito il «Service excellence award» nella categoria wedding & honeymoon specialist della Luxury Travel Guide, che recentemente l’ha pure nominata «Boutique wedding company of the year 2018».

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