Nuovo appuntamento con la nostra rubrica di approfondimento dedicata alle figure professionali alberghiere. Parliamo questa volta dell’Event Manager, ovvero del responsabile dell’organizzazione e della gestione degli eventi che l’hotel può ospitare, dai piccoli banchetti per ricorrenze familiari e aziendali ai matrimoni fino alle grandi convention e ai congressi. Un ruolo per il quale sono richieste capacità organizzative, creatività e ottime doti relazionali, essenziali per garantire il successo di qualsiasi evento.
Di cosa si occupa l’Event Manager
Ma di cosa si occupa nel dettaglio l’Event Manager? In qualità di responsabile della pianificazione, coordinamento e supervisione degli eventi che si svolgono nella struttura ricettiva, il suo obiettivo è assicurare che ogni evento soddisfi le aspettative dei clienti, rispettando al contempo le politiche e gli standard dell’hotel.
Il lavoro dell’Event Manager ha inizio con la gestione della fase di pre-evento, che comporta gli incontri con i clienti per mettere a fuoco le loro esigenze, l’elaborazione di proposte personalizzate e la pianificazione logistica e organizzativa, oltre ovviamente alla gestione del budget e alla preventivazione dei costi. L’Event Manager è poi presente durante l’evento svolgendo un ruolo di coordinamento: supervisiona l’allestimento e la disposizione degli spazi e coordina il lavoro di tutto il personale coinvolto, dai colleghi dell’F&B agli allestitori delle sale fino ai tecnici audio-video e a eventuali fornitori esterni per la realizzazione di decorazioni e addobbi. A lui spetta farsi carico della risoluzione tempestiva di eventuali imprevisti. Infine, c’è la fase post-evento, durante la quale è suo compito verificare la soddisfazione del cliente, raccogliere feedback per migliorare i futuri eventi e realizzare la reportistica interna per analizzare i risultati.
Un lavoro di team
Tutti questi passaggi operativi, funzionali alla buona riuscita dell’evento, richiedono una stretta collaborazione con gli altri reparti dell’hotel, in primo luogo con il Food&Beverage per la definizione dei menu e delle tempistiche del servizio di ristorazione, e con il Front Office, per la gestione delle prenotazioni e l’accoglienza degli ospiti. Per la parte relativa a costi, controllo del budget e aspetti contrattuali, l’Event Manager si interfaccia con la Direzione e l’Amministrazione, mentre durante l’evento fondamentale è il supporto dell’Housekeeping, per l’allestimento delle sale e la sistemazione degli spazi al termine dell’evento, e del Reparto Tecnico e della Manutenzione, per garantire che tutte le attrezzature audio, luci e video funzionino correttamente.
Le skills richieste
Per svolgere al meglio il ruolo di Event Manager è necessario possedere svariate competenze professionali: la conoscenza delle tecniche di organizzazione eventi, quelle di gestione del budget, competenze di marketing e comunicazione, familiarità con software di gestione eventi e CRM, conoscenza delle normative di sicurezza e igiene e, ovviamente, la padronanza dell’inglese e, possibilmente, anche di altre lingue straniere.
Altrettanto importanti sono soft skills come le doti comunicative e relazionali e, soprattutto, quelle di problem solving e gestione dello stress. Un bravo Event Manager ha anche competenze in fatto di leadership, sa lavorare in team, ha attitudine al multitasking e alla gestione delle priorità, è creativo e molto attento ai dettagli.
Perché avere un bravo Event Manager è importante per l’hotel
La figura dell’Event Manager in hotel è, dunque, strategica per garantire la realizzazione di eventi di successo che contribuiscano alla reputazione e alla redditività della struttura ricettiva. Grazie a una combinazione di competenze organizzative, gestionali e relazionali, questo professionista riesce a trasformare le esigenze dei clienti in esperienze memorabili, assicurando un servizio di eccellenza e rafforzando il brand dell’hotel.
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