Sicurezza sul lavoro e protezione dei dati sono due temi sui quali le aziende del ricettivo sono chiamate a rimanere costantemente aggiornate facendo fronte ai vari adempimenti previsti dalla legge. Ma come fare a non perdersi nel mare magnum di regole e provvedimenti, nell’interesse dei lavoratori, dei clienti e dell’azienda stessa? Avere una strategia è fondamentale, ci spiegano in questa intervista Andrea Schiavini, Referente dell’Ufficio Tecnico per il Settore Alberghiero, e Iginia Colombi, Responsabile Area Privacy di BCO Consulting, azienda specializzata in consulenza alle imprese in ambito di sicurezza, sorveglianza sanitaria, formazione, privacy e prevenzione incendi.
Domanda. A che punto sono le strutture ricettive italiane se parliamo di adempimenti in materia di sicurezza sul lavoro?
A. Schiavini. Le grandi catene sono sicuramente più attente alla materia perché più organizzate e strutturate nel gestire i vari temi. Il piccolo albergo spesso si trova soverchiato dagli adempimenti normativi e non riesce a concentrarsi su ciò che è più importante. Se guardiamo alle criticità maggiori, l’altissimo turnover del personale non aiuta: la formazione e l’addestramento del personale ne risentono sicuramente.
D. Che profilo hanno gli hotel che si rivolgono a voi e quali sono i vantaggi per una struttura ricettiva nell’affidarsi a una realtà come la vostra?
A. Schiavini. Noi attualmente lavoriamo con una catena di alberghi che conta 50 strutture in Italia, ma siamo in grado di soddisfare anche le esigenze del singolo direttore d’albergo. La nostra esperienza decennale in questo settore, unita alla presenza costante sul territorio, ci permette di dare consigli concreti e funzionali alle realtà dei clienti. Dal momento in cui il datore di lavoro ci affida l’incarico inizia l’attività sul campo con i sopralluoghi degli ambienti di lavoro, ripetuti con cadenza regolare per aiutare il cliente nel tenere monitorati i vari aspetti fondamentali: formazione dei lavoratori, manutenzioni periodiche, aggiornamento dei documenti obbligatori.
D. Vi occupate anche di privacy, tema fondamentale per gli hotel che hanno a che fare con grandi quantità di dati. Che tipo di supporto offrite loro?
I. Colombi. Sul tema della protezione dei dati, in base al Regolamento Europeo 2016/670 o GDPR, BCO Consulting opera su diversi livelli in base alle esigenze del cliente. Un primo livello è l’identificazione dello “stato di salute privacy” dell’azienda. Spesso infatti un’azienda è convinta di avere tutta la documentazione necessaria mentre poi alla prova dei fatti non è così. BCO Consulting offre il servizio di assessment con il quale andiamo ad analizzare la documentazione aziendale privacy e forniamo un giudizio sulla sua conformità. Questo consente all’azienda di avere in mano una fotografia dello stato dell’arte per poter valutare con maggiore chiarezza le criticità riscontrate e le successive azioni di rimedio da intraprendere. Questo servizio può essere effettuato anche in relazione ai fornitori del cliente. Il secondo livello è caratterizzato dalla consulenza e dall’assistenza nelle fasi di adeguamento agli obblighi normativi in tema di protezione dei dati: BCO Consulting produce la relativa documentazione, che viene realizzata in base alle specificità del cliente con un alto livello di personalizzazione. Non vengono inoltre tralasciate le commistioni tra privacy e altre normative (come ad esempio il diritto del lavoro): in questo caso possiamo mettere a disposizione del cliente i nostri legali o collaborare con le figure interne e i collaboratori del cliente. Ogni intervento viene modulato e “cucito” sulle specifiche richieste dell’azienda. Il terzo livello di intervento è l’attività che svolgiamo nel lungo periodo.
D. Ovvero?
I. Colombi. Dopo la conclusione della fase di adeguamento l’assistenza e la vicinanza di BCO Consulting non vengono meno ma proseguono nel tempo in modo tale che la struttura sia sempre informata sulle novità normative (anche tramite il nostro servizio di newsletter e le nostre pagine social presenti su LinkedIn e Facebook) allo scopo di predisporre i necessari documenti integrativi (come si è verificato durante la pandemia in relazione al Green Pass o adesso con il tema dello smart working).
D. Una sorta di servizio di formazione.
I. Colombi. Sì, oltre alle attività di consulenza BCO Consulting offre altri servizi quali l’erogazione di corsi di formazione sul tema della protezione dei dati che possono essere declinati in aula, a distanza o tramite il nostro corso in e-learning. Ci occupiamo della predisposizione della documentazione legata alla presenza degli impianti di videosorveglianza; la presenza di tali impianti infatti prevede una serie di adeguamenti sia dal punto di vista privacy sia per quanto riguarda il diritto del lavoro. Collaboriamo con le funzioni interne aziendali per integrare gli aspetti della data protection all’interno della documentazione aziendale, come nel caso degli accordi individuali in materia di smart working, procedure e istruzioni operative aziendali. Supportiamo le aziende nelle valutazioni privacy legate all’impiego delle nuove tecnologie (come l’impiego di app o l’uso dell’internet of things), seguiamo lo sviluppo dei siti internet allo scopo di predisporre la necessaria documentazione prima della messa on line.
D. Per quanto riguarda sempre il tema della privacy, quali sono le difficoltà maggiori che oggi incontrano le aziende del ricettivo?
I. Colombi. È essenziale che le strutture siano consapevoli della mole di informazioni che si trovano a trattare durante le proprie attività e della responsabilità (dettata dalla normativa) di proteggere tali informazioni ponendo in essere una strategia strutturata in materia di protezione dei dati. Le criticità possono derivare dalla convinzione che “tanto non succede”. Spesso le aziende si approcciano al tema della protezione dei dati quando l’evento avverso si è già verificato e quindi cercano di correre ai ripari, come nel caso della perdita di dati o di attacchi informatici. È invece essenziale essere pronti a fronteggiare le varie situazioni in modo che tutti i soggetti aziendali sappiano cosa fare in base ai diversi scenari. Questa strategia deve vedere lavorare in modo sinergico le soluzioni informatiche a protezione delle infrastrutture tecnologiche con la condotta degli operatori che si interfacciano con la clientela in modo tale che l’azienda sia in grado di dare concreta applicazione al principio dell’accountability sancito dal GDPR.
Altro aspetto critico è dato dal fatto che le scelte di business (come le iniziative di marketing) spesso tengono conto di molti fattori ma non della protezione dei dati che viene infatti vista come un’inutile perdita di tempo e un aggravio in termini di costi. È essenziale invece arrivare a valutare i progetti aziendali anche sotto il profilo della protezione dei dati fin dalle fasi embrionali con il supporto di un buon consulente privacy proprio per arrivare alla realizzazione di un prodotto o di un servizio che non si tramuti in una fonte di contestazione dal punto di vista privacy una volta messo sul mercato.
Identikit dell’azienda
BCO Consulting nasce nel 2001 come società specializzata nell’offrire alle aziende consulenza per l’applicazione della normativa sulla sicurezza negli ambienti di lavoro comprensiva dell’assunzione dell’incarico di Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione. Da allora, è al fianco delle aziende non solo nelle fasi di applicazione degli adempimenti richiesti dalla normativa in materia di salute e sicurezza, ma anche nel lungo periodo erogando consulenza continuativa sulla materia anche tramite newsletter informative, webinar tematici e costante vicinanza. Nel tempo l’offerta di servizi è diventa più ampia e diversificata grazie alla solida rete di collaboratori e partners che consente di mettere a disposizione del cliente i giusti professionisti per venire incontro alle diverse necessità ed esigenze aziendali. BCO Consulting opera sull’intero territorio nazionale ed è in grado di offrire ai suoi clienti consulenza ad alto livello non solo in materia di salute e sicurezza sul lavoro ma anche nei seguenti ambiti: protezione dei dati, formazione del personale, medicina del lavoro, responsabilità amministrativa delle imprese. Per maggiori informazioni: www.bcoconsulting.it.
Privacy? Meglio non improvvisare
Quello della tutela dei dati è un ambito rispetto al quale – è il consiglio degli esperti di BCO Consulting – è meglio “non improvvisarsi esperti. La materia è ampia e complessa e richiede sempre più un approccio multidisciplinare in quanto il tema della protezione dei dati spesso si interfaccia con altre normative”. Il punto – sottolinea Iginia Colombi – è che “non esistono bacchette magiche o soluzioni che proteggeranno l’azienda da qualsiasi evento avverso ma è importante avere ben chiara l’importanza di una strategia di data protection fondata su documentazione ben strutturata ed organizzata, personale formato, capacità di giustificare le proprie scelte e l’intelligenza di porsi delle domande circa l’impatto privacy di una determinata iniziativa prima di dover poi correre ai ripari”. Allo stesso modo, non deve essere tralasciato l’aspetto della sicurezza informatica “ormai diventato un tema fondamentale: è essenziale proteggere la propria infrastruttura ma anche avere la lungimiranza di testarne la robustezza per verificare con mano quanto il proprio sistema sia sicuro”. Da questo punto di vista, sono molto utili le attività di simulazione da declinare in diversi modi (intrusione sulla rete, mail di phishing ai dipendenti, per esempio) che consentono di verificare il comportamento sia della parte tecnologica sia dei fattori umani.
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