Da sempre l’obiettivo primario di qualsiasi event planner è la soddisfazione dell’utente finale: «Il partecipante a una convention, a una tavola rotonda o a una presentazione di prodotto, deve avere la sensazione di essere stato seguito al meglio in ogni momento della kermesse. Il tutto però senza avvertire la presenza invadente dell’organizzatore», spiega Riccardo Barcellesi, cco e co-fondatore di Xenia Lab International: la compagnia It elvetica distributrice in esclusiva in Italia dello strumento di event management solutions Trippus, che quest’anno, come nel 2017, contribuirà a rendere il #webintourism un convegno sempre più high-tech.
Si tratta di un programma sviluppato ormai più di 15 anni fa da una software house di Uppsala, in Svezia, che promette di risolvere i principali grattacapi di qualsiasi organizzatore: «A partire dalla tempestività delle comunicazioni con i partecipanti, che devono essere sempre in tempo reale», sottolinea lo stesso Barcellesi. «Non solo: chi gestisce un convegno o una manifestazione di qualsiasi genere aspira anche a essere costantemente aggiornato su una lunga lista di aspetti essenziali: dal numero dei partecipanti che hanno aderito fino all’assegnazione dei posti a pranzo-cena, passando per altre variabili come la gestione di eventuali sub-eventi, il feedback dei delegati… Infine, lo stesso committente desidera essere sicuro che, grazie proprio alla presenza di strumenti adeguati, ogni dettaglio organizzativo sia sempre sotto perfetto controllo».
Da questo punto di vista, perciò, un tool come Trippus può davvero aiutare: «Perché garantisce una comunicazione live con tutti i delegati, grazie a una web app in grado di inviare messaggi tramite sms. In questo modo, tra l’altro, non si deve dipendere da collegamenti Internet, che non sempre sono effettivamente disponibili, riuscendo al contempo a essere sempre vicini a ogni partecipante, guidandolo per mano in ciascuna fase dell’evento», sottolinea il co-fondatore di Xenia Lab International. «A ciò si deve poi aggiungere la possibilità di riunire in un unico strumento ogni elemento utile all’organizzazione: dalla semplice registrazione alle indicazioni sulle prenotazioni-configurazioni delle sale meeting e delle camere, con la relativa gestione dei blocchi-allotments, fino alla fornitura dei drink in occasione dei coffee-break. Il tutto senza dimenticare la possibilità, offerta ai partecipanti, di inviare le proprie domande ai relatori in diretta durante i convegni, nonché il recapito dei questionari finali al termine della kermesse».
Ecco allora che, proprio grazie alle nuove tecnologie come Trippus, oggi gli organizzatori possono contare pure su nuovi indici di misurazione delle performance (kpi), utili a dimostrare il ritorno sull’investimento (roi) di ogni singolo evento: «Oltre al classico numero dei partecipanti, ai feedback dei delegati e alla quantità di complaints», conclude infatti Barcellesi, «esiste ora l’opportunità di valutare variabili più impalpabili ma altrettanto importanti, se non ancora più rilevanti, per comprendere la riuscita di una qualsiasi kermesse. Mi riferisco per esempio a elementi come la facilità di registrazione e la chiarezza delle indicazioni: dettagli essenziali per assicurare la necessaria fluidità organizzativa, che qualsiasi partecipante o committente giustamente ormai pretende da un evento».
Cosa dice chi lo ha già utilizzato
«Abbiamo utilizzato Trippus per la gestione di un evento promozionale e formativo, attivandolo qualche giorno dopo aver diffuso il primo invito con gli strumenti tradizionali. Abbiamo così potuto notare una enorme differenza nel grado di interesse suscitato e nella quantità delle adesioni. Successivamente abbiamo potuto apprezzare anche le qualità di Trippus nelle varie fasi della kermesse (raccolta adesioni, accredito e post-evento). Per questo abbiamo deciso di riutilizzarlo per una manifestazione di dimensioni e importanza decisamente maggiore». Così Emanuele Nasti di Htms International racconta la propria esperienza con il tool di event management solutions distribuito da Xenia Lab International. Ma anche la ditta di calzature sportive per runner Brooks sta attualmente servendosi di Trippus per la gestione del Run Happy Tour: un evento itinerante dedicato proprio agli appassionati di corsa, grazie al quale la multinazionale americana sta sperimentando in presa diretta quanto la digitalizzazione dei processi sia utile nel velocizzare la gestione delle manifestazioni, garantendo al contempo un notevole risparmio di tempo dal lato operativo e un vero effetto wow lato committente e partecipanti. «E se persino Web in Tourism ha deciso di fare nuovamente affidamento su Trippus per la gestione operativa del convegno, credo proprio che qualcosa di buono ci sia», osserva giustamente Riccardo Barcellesi.
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