Rapporti poco trasparenti

Scarsa comunicazione fra le parti, poco rispetto e addirittura sospetti di gravi scorrettezze: non è sereno il rapporto fra aziende clienti e agenzie di convegni secondo una ricerca internazionale presentata durante uno dei seminari della prima convention nazionale di Federcongressi, svoltasi a Viareggio tra il 27 e il 29 marzo 2008.
Curato da Antonio Ducceschi, director of sales & partnership Emea di Meeting professionals International (Mpi, associazione il cui capitolo italiano è tra i fondatori di Federcongressi), il seminario in questione si rifaceva direttamente alla ricerca Meetings and events purchasing, finanziata dalla Mpi foundation Europe in associazione con Eibtm (una delle principali fiere internazionali di settore) e con il pco Mci group holding.
Lo studio, realizzato nel 2006-2007 dallo European institute of purchasing management (Eipm) su un campione di 276 società di vari settori, ha portato alla luce una serie di risultati particolarmente interessanti sul controverso rapporto tra buyer e seller del settore.
In primis, è stata evidenziata una certa difficoltà di comprensione fra venditori e acquirenti: la grande maggioranza degli uffici acquisti non riconoscerebbe, in particolare, il ruolo delle agenzie nella progettazione di meeting ed eventi. D’altra parte, però, è stata anche rimarcata la scarsa trasparenza delle proposte delle agenzie, che, allo stesso tempo, sarebbero consapevoli di essere poco valutate dalle aziende potenziali clienti e avrebbero pure il sospetto di essere raggirate dai buyer, i quali indirebbero gare non tanto per scegliere l’offerente migliore, quanto piuttosto per ricevere il maggior numero di proposte creative e poi utilizzarle in proprio, senza pagarne gli autori: una visione davvero inquietante del mercato, cui peraltro Federcongressi ha posto recentemente un argine con il servizio di deposito dei progetti creativi, sfruttabile ad probationem nell’ambito di eventuali vertenze legali. Dall’indagine è poi emersa, quasi come una naturale conseguenza di quanto detto prima, l’importanza, all’interno delle aziende, di una figura dedicata ai meeting che possa efficacemente mediare con esperienza e sensibilità specifica.
Infine, il 70% dei buyer ha dichiarato di rivolgersi sempre ad agenzie specializzate per la realizzazione dei propri convegni, anche se solo nel 22% dei casi per un full service. Da qui la delusione delle agenzie, che si attenderebbero di essere sempre chiamate nella cabina di regia dei convegni e che, invece, spesso, si ritrovano confinate in un ruolo di consulenza marginale. Solo un buyer su due, oltretutto, dice di avere una precisa strategia d’acquisto, fondata su precise analisi di mercato.