Flessibilità, abitudine a gestire gli imprevisti e la sicurezza di poter contare su una grande professionalità. Ma anche la certezza di contratti precisi, dove ogni dettaglio è previsto nei minimi particolari, onde evitare spiacevoli imprevisti in caso di cancellazioni dell’ultimo minuto o anche semplicemente di una riduzione inaspettata del numero degli invitati. Per i novelli sposi, in cerca della location ideale per il proprio matrimonio, la scelta dell’hotel significa beneficiare di un livello di garanzie, che difficilmente gli altri spazi sono in grado di offrire: «È una questione di allenamento alla gestione dell’imprevisto», racconta il direttore generale di Planetaria Hotels, Damiano De Crescenzo. «Specialmente se ci si trova di fronte un gruppo come il nostro, che dispone di varie strutture con centri congressuali dove l’inaspettato è sempre dietro l’angolo. Nella mia esperienza professionale ho visto persino carrelli del dessert rovesciarsi a terra un attimo prima di essere portati in sala. In pratica, la quantità di dolce a disposizione si era letteralmente dimezzata. Ma lo chef fu bravissimo ad arricchire ciò che era rimasto con una vera opera di pasticceria artistica, realizzata a colpi di panna e pochi altri ingredienti. Mi ricordo che gli ospiti furono così bene impressionati da farci moltissimi complimenti… E a certe situazioni non puoi davvero prepararti prima. Le idee migliori ti vengono solo al momento del bisogno».
Ma soprattutto, ricorda De Crescenzo, una struttura alberghiera è in grado di consigliare le persone al meglio: la cerimonia nuziale è un momento su cui tutti fantasticano senza limiti. Inevitabilmente, però, la sua realizzazione pratica si scontra con imprescindibili vincoli organizzativi: «Protagonisti dei matrimoni di oggi sono spesso i millennials. In linea con quelli che sono i trend più diffusi del momento, le nuove generazioni cercano spesso qualcosa di alternativo alla cerimonia classica: un evento in grado di far vivere loro un’esperienza unica ma senza troppi fronzoli. O almeno questa è l’idea da cui partono quasi tutti. Salvo poi virare la maggior parte delle volte su proposte più tradizionali, quando ci si rammenta delle esigenze degli ospiti e dei limiti fisici degli spazi a disposizione». Improponibile, tra le altre cose, è pensare di tenere un gruppo di invitati in piedi per cinque o sei ore consecutive, suggerisce De Crescenzo: «Ed ecco allora che il classico pranzo seduto ritorna in voga più frequentemente di quanto ci si possa immagine. Magari con l’aggiunta di qualche piccola variante, giusto per rendere il tutto un po’ più movimentato rispetto al passato».
Oggi d’altronde l’attenzione alla parte ristorativa è decisamente elevata: «Un po’ di show, quindi, non guasta mai. Soprattutto al momento degli aperitivi e del dessert: occasioni perfette per spezzare il ritmo del pranzo, invitando gli ospiti a raggiungere un altro ambiente, dove creare diverse modalità d’interazione con gli stessi chef della cucina, per esempio terminando dolci e piatti direttamente di fronte agli invitati. E pure in tema di portate principali, la tendenza attuale è verso la diminuzione del numero dei piatti serviti, a tutto vantaggio della qualità degli alimenti».
Uno degli aspetti più difficili nell’organizzazione delle cerimonie nuziali riguarda peraltro la gestione dei clienti più testardi. Come chi insiste per vedersi servito l’aperitivo in giardino a ottobre o a novembre. Oppure chi è convinto che gli ospiti si possano accontentare di un cocktail semplice, accompagnato solamente da due olive e qualche patatina. «Il problema è che noi sappiamo che non è mai così», spiega il direttore generale di Planetaria. «Anche perché, a rimetterci, in un caso del genere, non sono solo gli invitati scontenti: fare una brutta figura davanti a tanti ospiti è qualcosa che nessuna struttura si può permettere in un segmento come quello del wedding, dove il passaparola gioca ancora un ruolo essenziale nelle strategie di vendita. È anche per questo motivo che, a volte, preferiamo dire di no, e rinunciare a un’entrata sicura, piuttosto che rassegnarci a fare le cose fatte male. E ciò a partire dalla stessa dimensione dell’evento: noi siamo molto flessibili e abbiamo location per ogni esigenza, ma ciascun hotel ha una propria capienza ideale. Superarla vuol dire trovarsi nell’impossibilità di rispettare gli standard minimi di un servizio accettabile».
Oltre al passaparola, un ruolo fondamentale nella promozione di una struttura è inoltre svolto dall’immancabile canale online. «Ormai tutti partono da lì. Soprattutto le generazioni più giovani», sottolinea De Crescenzo. «Le fiere, invece, non sempre valgono l’investimento. Ne abbiamo fatte, specialmente in passato, ma l’impressione è che siano più utili per i fornitori, piuttosto che per le location».
Altro fattore destinato ad assumere importanza crescente è poi quello della tecnologia: «A partire dalla qualità dell’impianto audio, che è un’esigenza di sempre. Ma all’Enterprise di Milano, adesso stiamo provando a proporre anche la nostra sala immersiva, che dà la possibilità di proiettare filmati e immagini a 360 gradi, capaci di avvolgere gli ospiti in scenografie spettacolari. Si tratta di un’offerta che sta prendendo sempre più piede, soprattutto tra chi può contare su video ben fatti e desidera sorprendere gli invitati con una versione originale dell’ormai classica carrellata di foto della vita degli sposi».
D’altronde, per Planetaria Hotels, quello del wedding è un segmento sicuramente non core ma sufficientemente ampio da rappresentare un’utile integrazione di business. «Vale circa il 5% del nostro fatturato f&b e mice», rivela De Crescenzo. «Una percentuale che però sale decisamente in alcune delle nostre strutture. Tra queste c’è sicuramente il Villa Appiani di Trezzo sull’Adda, che possiamo persino affittare in esclusiva. Ma davvero noi abbiamo una location per ogni esigenza: dagli ambienti fiabeschi del meneghino Chateau Monfort allo stile country chic dello stesso Villa Appiani e di Ville sull’Arno di Firenze, fino ai contesti urban ed estremamente flessibili del Grand Hotel Savoia di Genova o ancora dell’Enterprise di Milano. Ognuno ha le proprie preferenze: le coppie omosessuali, per esempio, che oggi rappresentano un trend in forte crescita, amano molto i nostri indirizzi milanesi per realizzare eventi dai tratti spesso estremamente spettacolari». Tra i clienti wedding sta inoltre aumentando la percentuale della domanda proveniente da fuori, magari internazionale.
Con tale varietà di esigenze da soddisfare, resta tuttavia il dubbio di come si possano conciliare le esigenze dei clienti wedding con quelle degli altri ospiti presenti in struttura: «Il rischio, in effetti c’è», conclude il direttore generale di Planetaria. «Ancora una volta, però, il nostro personale è abituato ad affrontare al meglio anche queste situazioni. Se la location è data in esclusiva poi il problema chiaramente non si pone. In strutture grandi come l’Enterprise, si possono invece tranquillamente suddividere gli spazi. Altrimenti, si gioca un po’ sugli orari per evitare le sovrapposizioni. Soprattutto nei rari casi di cerimonie organizzate nei giorni feriali, quando la clientela business può essere un po’ infastidita dal clima festaiolo di un matrimonio in house».
La scheda della location
la scheda completa di tutte le strutture Planetaria Hotels è disponibile all’indirizzo: https://app.box.com/shared/static/dkhdxtdqch997quknids6rgdkru9o0cx.pdf
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