Panico da riunione

Alzi la mano chi non ha mai imprecato a causa di una riunione indetta all’ultimo minuto. Adesso alzi la mano chi non ha mai imprecato contro la persona che al telefono dice «è impegnato in un meeting». Forse, se si facesse uno studio, emergerebbe che le ore trascorse in riunione sono equiparabili a quelle passate in coda in tangenziale. Chissà. Ma quante sono le riunioni davvero necessarie? Soprattutto, è possibile rendere gli incontri momenti fruttuosi piuttosto che luoghi nei quali organizzare tornei di battaglia navale sottobanco? Ecco alcuni spunti su come ottimizzare i meeting aziendali.
Pianificare. Prima di iniziare bisognerebbe individuare in modo preciso l’oggetto dell’incontro e chi deve partecipare. Soprattutto, chi convoca dovrebbe rispondere a una domanda: la riunione è proprio necessaria?
Lo schema. Il nostro organizzatore dovrebbe prevedere un prospetto riassuntivo per evitare di perdersi in mille rivoli.
Gestire il tempo. Chi coordina l’agenda dell’incontro ha anche la responsabilità fondamentale di assicurare il rispetto del tempo. Peccato, però, che spesso sia proprio il coordinatore a dilungarsi in estenuanti monologhi.
Coinvolgere i partecipanti. Il nostro chairman dovrebbe avere anche il compito di moderare l’incontro per evitare che gli interventi non vadano fuori tema e fare in modo di ottenere spunti e riflessioni anche dalle personalità più riservate.
Al termine. Per evitare che alla fine di una riunione molti si domandino cosa siano venuti a fare, è consigliabile riassumere piani d’azione, scadenze e persone incaricate.