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Organizzare banchetti di successo

Di Santo Alba, 12 febbraio 2010

Gli alberghi con centri congressi e spazi per eventi speciali sperimentano spesso il problema della flessione del fatturato durante i fine settimana e i periodi festivi: giornate durante le quali non si vede l’ombra di un cliente business e nemmeno di congressi. Una possibile soluzione a questa annosa questione è così quella di sviluppare un’offerta ristorativa legata agli eventi speciali, come matrimoni, cresime, comunioni, feste di laurea e anniversari. E proprio questo è l’argomento del nuovo intervento di Santo Alba, nel suo consueto spazio dedicato all’approfondimento in tema di f&b.

Spesso e volentieri, quando si parla di banchetti, si pensa solo ai ricevimenti nuziali. Ma in questo particolare segmento di mercato rientrano anche tante altre categorie merceologiche che, con la dovuta ricerca e impegno commerciale, possono portare notevoli guadagni. Sto parlando, in particolare, delle cresime, delle comunioni, delle feste di compleanno, delle feste di laurea, degli anniversari e di ogni altro tipo di avvenimento da festeggiare.
Per operare con successo in questo segmento è importante essere presenti sul mercato locale con una politica efficiente, fatta di relazioni pubbliche e azioni di marketing mirate. Bisogna, inoltre, curare la qualità della ristorazione e del servizio, prestando molta attenzione ai dettagli: le location per gli eventi speciali vengono, infatti, spesso scelte dopo aver partecipato a una manifestazione tenutasi in una determinata struttura o per passaparola. Di conseguenza, assicurarsi una buona reputazione sul territorio non può fare che bene.
Le risorse umane, peraltro, hanno ancora una volta un ruolo fondamentale nella buona riuscita di ogni evento: questa particolare tipologia di clientela, in particolare, ha la necessità di essere seguita, guidata, consigliata e rassicurata. È per esempio consigliabile far curare ogni evento sempre alla stessa persona: i clienti non amano i cambi di referente, che li costringono a rispiegare tutto a chi subentra a pratica già avviata.
Sono i fine settimana e i giorni festivi, poi, i momenti in cui i privati effettuano la maggior parte delle visite esplorative alla ricerca di location per le loro esigenze. Con questi clienti è molto importante partire subito con il piede giusto. Occorre perciò cercare di evitare il più possibile di rispondere loro: «Mi dispiace, dovreste ripassare perché il responsabile non c’è». Nove volte su dieci, infatti, i clienti non si rivedono più.
Chi organizza un matrimonio o un evento sociale di qualsiasi genere desidera, infine, che il suo sia sempre il migliore e il più originale di tutti. Per far sì che se ne parli e che il passaparola giri in modo adeguato, gli operatori hanno così il compito di assistere e guidare con attenzione e disponibilità il cliente, in modo da rendere ogni evento una storia di successo.

Consigli utili per un evento unico

La buona riuscita di un evento e la sua trasformazione in una storia che clienti e ospiti non potranno scordarsi per molto tempo è una questione di dettagli e investimenti. Ecco allora alcuni punti da non dimenticare se si vuole creare un’offerta di successo:
• Fare i giusti investimenti strutturali per avere il locale, gli arredi, le attrezzature e l’organizzazione adatta a soddisfare i bisogni della clientela.
• Crearsi una buona reputazione per qualità, servizio e cura del cliente, nonché per il rapporto qualità-prezzo.
• Assicurare una presenza costante sul mercato locale.
• Sfruttare ogni occasione per dare il via ad azioni di marketing e pubbliche relazioni capaci di attrarre nuova clientela.
• Dotarsi di materiale pubblicitario, brochure e menu attraenti, da utilizzare come canali di vendita. È molto importante, in particolare, disporre di un album fotografico dedicato degli eventi precedenti.
• Dedicarsi all’evento insieme al cliente, seguendolo costantemente per fare in modo che riceva ciò che desidera.
• Curare con molta attenzione la scelta del menu: assicurarsi che per il cliente sia ben chiaro cosa e come sarà il prodotto finito. Quando qualcuno, in particolare, si presenta con idee e suggerimenti non realizzabili concretamente, suggerire, con adeguata professionalità, la giusta alternativa per la buona riuscita dell’evento.
• Dotarsi di check-list da spuntare insieme ai clienti per assicurarsi di non dimenticare nulla: scelta, prova e stampa menu, assegnazione posti, piantina della sala, fiori, musica, pagamento diritti Siae, amplificazione, guardaroba, fotografo, macchine, pernottamenti per eventuali ospiti in arrivo da fuori città, intrattenimento per bambini, diete, allergie ed esigenze alimentari particolari sono, in particolare, tra le voci più importanti da prendere sempre in considerazione.
• Garantire che la persona responsabile della pianificazione e dell’organizzazione dell’evento sia presente il giorno della sua realizzazione. Al cliente fa sempre piacere sentirsi seguito dalla stessa persona durante l’intera durata del processo organizzativo.

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