Generalmente ci si avvicina alla pubblica amministrazione con un certo senso di disagio, abituati come si è ad avere un interlocutore non dialogante, abituato ad imporre le proprie norme, con scarsa considerazione della controparte.
Quando ho ricevuto una PEC dall’Istat che comunicava che Job in Tourism faceva parte di un gruppo di aziende che avrebbero dovuto compilare un questionario relativo al Censimento permanente delle imprese e che ero tenuto ad adempiere ai termini “dell’art.7 del decreto legislativo n. 322/1989 e dal DPR 20 maggio 2019 di approvazione del Programma statistico nazionale 2017-2019 – Aggiornamento 2018-2019 e dell’allegato elenco delle indagini che comportano l’obbligo di risposta per i soggetti privati; la violazione di tale obbligo sarà sanzionata ai sensi degli art. 7 e 11 del decreto legislativo n. 322/1989 e del medesimo DPR 20 maggio 2019” mi sono detto: rieccoci!
I termini per la compilazione erano estremamente lunghi (mesi) e, di tanto in tanto ricevevo una mail che mi ricordava, gentilmente, della scadenza, improrogabile il 16 settembre 2019.
Da buon italiano ho aspettato sino al “penultimo” momento per la compilazione, configurandomi già le difficoltà che avrei incontrato. La prima era che avevo bisogno di un codice per entrare nel programma, codice che mi era stato mandato mesi addietro e che avevo cancellato, confondendolo con il contenuto della richiesta di compilazione.
Ho scritto allora all’Istat per questo dato che, nel frattempo, avevo trovato e mi aveva consentito di entrare nel questionario. Sorpresa. Dopo un giorno mi è stato cortesemente risposto che avevano visionato la ma posizione e rilevato che ero già entrato nel programma. Il mio interlocutore, all’Istat, invece di mandarmi unicamente la password richiesta si era preso l’onere di controllare e rispondermi, per essere certo che tutto fosse a posto e potessi continuare.
Incredibile attenzione.
Cominciando a rispondere alle varie domande, poi mi sono reso conto che il tutto era stato studiato per semplificare il lavoro del compilatore; domande chiare e dove potessero ingenerare dubbi sempre con la possibilità di spiegazione. Tutte le pagine potevano essere salvate per consentire la compilazione in tempi diversi e anche, saltando da un blocco all’altro, senza la necessità di consequenzialità, per poter richiedere l’assistenza di propri collaboratori, in tempi diversi.
Alla fine poi, la chiusura avveniva in modo semplice con la possibilità di una ricevuta dell’avvenuta compilazione, in varie modalità. Meglio di così!
C’è voluto molto impegno per consentirmi di adempiere ad un dovere in maniera semplice? No, è bastato che l’interlocutore (Istat) considerasse chi era obbligato alla compilazione non un estraneo ma una figura facente parte dello stesso progetto, da aiutare per aiutare se stesso. Se tutti gli Enti pubblici facessero così, penso che l’avversione con cui ci si avvicina scomparirebbe. Ma qui stiamo parlando di una realtà diversa….
We all generally approach the public administration with a certain amount of unease, being accustomed, as we are, to regarding it a non-interacting counterpart, used to imposing its rules with little consideration for the other side.
When I received a PEC message from ISTAT, informing that Job in Tourism was included in a group of companies which would have to fill out a questionnaire for the permanent census of enterprises, and that I was required to comply with “art. 7 of Italian Legislative Decree no. 322/1989 and the Italian Presidential Decree of 20 May 2019 approving the 2017-2019 National Statistical Program – Update 2018-2019 and the annexed list of surveys involving the obligation for private individuals to respond; violation of this obligation will be sanctioned pursuant to art. 7 and 11 of Italian Legislative Decree no. 322/1989 and the same Italian Presidential Decree 20 May 2019,” I said to myself: here we go again!
The period allowed for completing the questionnaire was quite long (months), and from time to time I received a kind reminder of the unextendable deadline on 16 September 2019.
In typical Italian fashion, I waited until the penultimate moment to set about filling it in, already figuring in my mind the difficulties I would encounter. The first difficulty was that I needed a login code to enter the system, which had been sent to me months before, and I had inadvertently deleted together with the content of the questionnaire request.
I therefore wrote to ISTAT requesting the information again, but in the meantime I found it, and was able to log in to the questionnaire. What a surprise! After one day, they kindly replied to me that they had viewed my position, and found that I had already accessed the programme. Instead of just sending me the requested password, my contact at ISTAT had taken the pain to check and reply to me, making sure that everything was fine and I could continue.
This is incredible care.
As I started answering the various questions, I then realised that the questionnaire had been designed to simplify the work of the respondent; the questions were clear, and explanations were provided whenever any doubts might arise. Every page could be saved, so that the individual sections could be completed at different stages, and even in a different sequence, allowing to request the assistance of co-workers when necessary, at different times.
Finally, it could be closed and sent easily, with the possibility to receive a confirmation of receipt by various means. What could be better?
Did it take a great effort to fulfil an obligation in a simple way? Not at all, it was enough that my counterpart (ISTAT) regarded the questionnaire respondent not as a stranger, but as someone participating in the same project, to be helped in order to help themselves. If all public bodies acted in the same way, I think that all reluctance in approaching them would vanish. But now we are talking of a different situation …
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