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Nessun processo avviene nel vuoto assoluto

La costruzione di un software aziendale deve seguire un processo integrato, capace di prendere in considerazione tutte le variabili e le esigenze di un’impresa presa nel suo complesso

La costruzione di un software aziendale deve seguire un processo integrato, capace di prendere in considerazi

Di Giorgio Bini, 25 novembre 2018

 

Condurre un’analisi scadente del processo da informatizzare, per esempio basandosi esclusivamente sulle informazioni fornite da un solo interlocutore. Ma anche sacrificare l’efficienza a favore dell’efficacia e non pensare a chi viene prima e a chi viene dopo nel processo in cui la funzione è inserita. Sono i tre errori principali da evitare nel momento in cui ci si impegna a realizzare un programma pensato per una funzione specifica di un’organizzazione d’impresa, quale appunto è il caso della nuova fatturazione elettronica. Ne è convinto un esperto in materia di software alberghieri come Alessandro Calligaris: «Un programma, qualsiasi sia la sua funzione, deve sempre consentire di raggiungere il risultato voluto», spiega il marketing director di Serenissima Informatica. «Ma deve anche permettere di farlo nel minor tempo possibile e con il minor sforzo possibile. C’è poi da considerare che nessun processo avviene nel vuoto assoluto: i dati arriveranno sempre da qualche parte in fase di input, mentre le informazioni rielaborate da qualsiasi programma dovranno poi essere messe a disposizione di un altro processo o di un’altra funzione in fase di output». Ecco allora che la costruzione di un software aziendale deve seguire un processo integrato, capace di prendere in considerazione tutte le variabili e le esigenze dell’impresa presa nel suo complesso: «Occorre in particolare intervistare i “key-user” a tutti i livelli significativi dell’azienda, identificandone bisogni e interazioni: dalla proprietà al top management, passando per il middle management e lo staff operativo».

Alessandro Calligaris.
Foto di Luigi Pietro
Scantamburlo

Il tutto senza dimenticare quella che è probabilmente la caratteristica più ricercata dai professionisti di qualsiasi settore: la semplicità e l’immediatezza dell’interfaccia utente. Fattori questi ultimi, che in ambito It si possono declinare in varie modalità: «La semplicità può essere infatti di utilizzo», riprende Calligaris. «Un programma, in altre parole, deve prevedere pochi passaggi, per permettere all’utente di fare ciò per cui è stato concepito. In ambito amministrativo, per portare un solo esempio, non ci dovrebbe essere bisogno di un ingegnere informatico ogni volta che occorre creare un file da inviare alle banche. Anche un impiegato amministrativo dovrebbe essere messo nelle condizioni di generare lo stesso documento». Ma la semplicità può essere pure intesa nel senso della velocità di esecuzione degli adempimenti necessari: «Nel caso delle funzioni amministrative, mi viene in mente la possibilità di preparare ed estrarre automaticamente tutti i dati necessari ai vari fini dichiarativi».

Un software deve inoltre permettere di esercitare le funzioni di controllo in maniera intuitiva: «Occorre poter contare sulla disponibilità di una reportistica chiara, semplice da leggere e predefinita, con l’ulteriore possibilità di creare analisi ad hoc in piena autonomia e senza sforzo, così come di modificare i report già esistenti», specifica il marketing director di Serenissima Informatica.

Altro elemento da non sottovalutare è quindi la presenza di un servizio di consulenza, affiancamento e formazione dedicato all’azienda. «Anche se, bisogna dirlo, più un software è facile da capire, minore è evidentemente l’esigenza di ricorrere a un servizio di training», osserva Calligaris. «Ciò detto, l’affiancamento è un momento fondamentale per aiutare il cliente a conoscere il nuovo software e a trarre il meglio dalla novità, magari anche per mezzo di qualche modifica alle modalità operative o all’organizzazione d’impresa. In sintesi, prima dell’introduzione di un programma, bisogna sempre fare un’analisi della situazione “as-is” così come dello scenario “to-be” verso il quale si vuole tendere, identificando correttamente i processi di business interessati dall’operazione e come questi possano essere modificati e migliorati proprio grazie all’arrivo del nuovo software».

In tale contesto, affidarsi a una società It da anni impegnata nel settore dell’ospitalità e del turismo significa «poter parlare la stessa lingua, ma soprattutto confrontarsi con professionisti che provengono dal medesimo mondo dei clienti e poi specializzati in soluzioni software ideate appositamente per migliorare la gestione dei processi di business specifici del comparto», conclude Calligaris. «Perché una software house veramente specializzata gioca un ruolo sempre attivo e consulenziale nei confronti del cliente, al fine di portare valore e innovazione pensati apposta per il mondo alberghiero».

 

La soluzione per la fatturazione elettronica griffata Serenissima Informatica

La soluzione per la fatturazione elettronica griffata Serenissima Informatica è completamente integrata in tutti i software gestionali offerti dall’azienda: protel PMS, iSelz POS, Reservation Assistant, Mèta Hotel Web e Microsoft Dynamics NAV. Gli xml delle fatture attive vengono creati e automaticamente inviati allo Sdi e, analogamente, le fatture elettroniche passive vengono recepite dallo Sdi e proposte nel software di contabilità per il controllo e la registrazione, tanto quanto è automatica la ricezione degli esiti. Inoltre, ogni xml inviato o ricevuto viene firmato digitalmente e conservato a norma per dieci anni, per la massima sicurezza dei clienti in caso di contestazione. In sostanza, i processi operativi degli utenti finali vengono automatizzati e semplificati e, per chi lo vuole, è ancora possibile stampare le fatture su carta.

Identikit della compagnia

www.serinf.it

Specialista del software e dei processi gestionali del mondo alberghiero, Serenissima Informatica permette ai propri clienti di dedicarsi solo alla cura degli ospiti.

Serenissima mette sempre il cliente al centro dell’attenzione: dai primi incontri per capire come vogliono migliorare processi e sistemi gestionali, a quando personalizza i software per loro, durante la formazione dello staff, fino ai servizi di assistenza 24 ore su 24, forniti da persone che provengono dagli hotel.

Catene alberghiere, hotel, villaggi e spa beneficiano delle innovazioni offerte da software internazionali, in ufficio o in mobilità con tablet e smartphone, on-premise o in hosting: protel Pms centralizzato e integrato con Ota e gds; crm per stimolare la domanda e aumentare le prenotazioni; software per la ristorazione, le spa e i centri termali, per l’amministrazione e il controllo di gestione con Usali; business intelligence per l’analisi dei dati…

Fondata nel 1980, con sedi a Padova, Barcellona e Innsbruck, competenze nel software, nella piattaforma hardware e sistemistica, nei servizi di hosting e cloud computing, Serenissima Informatica può assumere la responsabilità di tutto il sistema informativo del cliente.

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