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Manutenzione in outsourcing

Un modo per limitare al minimo l'effetto obsolescenza

Un modo per limitare al minimo l'effetto obsolescenza

Di Giorgio Bini, 9 settembre 2011

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Dedicarsi al proprio core business minimizzando il tempo dedicato al servizio affidato in esterno. È il mantra dell’outsourcing a cui non sfugge neppure il facility management, altro comparto chiave dell’ospitalità che richiede un’elevata professionalità, nonché tempo e risorse ingenti per la sua gestione. «Affidare la manutenzione all’esterno», racconta l’amministratore delegato di Activa, Alex Gualandi, «significa, almeno nel nostro caso, avere un unico interlocutore per tutte le operazioni di mantenimento della struttura, comprese quelle relative agli impianti elettrici, idrici e di condizionamento. Ma vuol dire anche avere la certezza di lavorare nel pieno rispetto della normativa vigente e avere un interlocutore capace di proporre eventuali adeguamenti e modifiche alla struttura, in grado di mantenere l’edificio in sintonia con l’evoluzione della disciplina legale in materia e con lo sviluppo tecnologico, limitando così al minimo l’effetto obsolescenza. Significa, infine, monitorare costantemente eventuali guasti ripetitivi, analizzarne la causa e trovare l’azione correttiva, e definitiva, più idonea».
Il facility management comprende, in particolare, anche la gestione della documentazione relativa e dei rapporti con gli enti pubblici. «In questo caso», riprende Gualandi, «più che di risparmio sui costi e aumento dell’efficienza, parlerei della possibilità di evitare od ovviare a inadempienze dalle possibili conseguenze penali: la legge, infatti, non ammette ignoranza e non avere i registri dei controlli in ordine, o non aggiornare le pratiche di prevenzione incendi allo stato presente di un edificio, rappresentano altrettante inosservanze che possono generare potenziali risvolti penali. Per quanto ci riguarda, noi formiamo e informiamo costantemente il nostro personale tecnico, al fine di garantire la corretta compilazione della modulistica di controllo prevista, e comunichiamo tempestivamente ai nostri clienti eventuali incongruenze documentali più o meno gravi, definendo insieme a loro gli interventi e i costi di adeguamento».
Ma come si svolge la manutenzione di un hotel nell’era dell’It 2.0? «Per la verità, il contatto umano e il dialogo continua a rimanere l’unico strumento efficace per coinvolgere il servizio di manutenzione esterno nelle attività quotidiane della struttura e massimizzare la soddisfazione del cliente», spiega sempre Gualandi. «Noi, però, siamo ben consapevoli anche dell’importanza dei più recenti sviluppi tecnologici. Dopo aver approfondito le caratteristiche dell’hotel partner, per esempio, proponiamo spesso l’utilizzo di software, ed eventuali hardware, in grado di inviare messaggi codificati sulle tipologie di guasti rilevati nelle camere. Questi possono poi essere letti e registrati dal manutentore, che così può organizzare meglio il proprio lavoro ed evitare, tra l’altro, di tornare allo stesso piano due volte in 30 minuti. E-mail e accesso a Internet, inoltre, sono fondamentali al fine di scambiarsi feedback sulle attività svolte in albergo e per illustrare eventuali problemi, la cui spiegazione risulta più semplice con l’invio di una fotografia piuttosto che con una telefonata».
Confronto e comunicazione sono, peraltro, elementi essenziali anche in fase di pianificazione di quegli interventi tecnici che potrebbero potenzialmente determinare un disservizio nei confronti di chi usufruisce della struttura. «Tali evenienze vengono generalmente gestite informando l’hotel del potenziale problema e concordando con esso l’eventuale esecuzione dell’attività in orario notturno. Ancora una volta, insomma, il dialogo è alla base di tutto». Così come la conoscenza della struttura in cui si opera è fondamentale non solo per gestire l’apporto delle tecnologie 2.0 alla manutenzione, ma anche per definire possibili strategie di razionalizzazione e contenimento dei costi energetici. «Nel breve periodo, prima di operare interventi di sostituzione dei macchinari con impianti alimentati da energia derivante da fonti rinnovabili, numerose strutture si affidano, per esempio, al funzionamento temporizzato delle luci nelle aree comuni o alla diminuzione dell’illuminazione nei corridoi, sostituendo le lampadine normali con quelle a basso consumo».
A fronte di tutto quanto è stato detto finora, formare un manutentore in maniera completa «significa quindi dotarlo di tutti quegli strumenti necessari ad anticipare i problemi e a trovare le soluzioni idonee nel minore tempo possibile, in modo da garantire la continuità del servizio. La vera formazione», conclude Gualandi, «viene perciò fornita on-site, tramite un periodo di assistenza a dei professionisti specializzati: il manutentore apprende così nozioni e manovre che possono consentire, per esempio, il by-pass di un componente difettoso. Noi di Activa, nel rispetto della nostra certificazione Iso 9001:2008, formiamo periodicamente i nostri tecnici operativi, in modo da costruire, nel tempo, squadre capaci di monitorare con sempre maggiore attenzione, e di affrontare con sempre maggiore successo, tutti i vari problemi che possono affliggere una struttura alberghiera».

Identikit di Activa

Activa, affiliata della società di servizi integrati in outsourcing Hotelvolver, fornisce servizi e consulenza nell’ambito della progettazione, manutenzione e gestione di impianti tecnologici per strutture alberghiere, aziende pubbliche e private, secondo la logica del facility management e del global service, ovvero della gestione integrata dei servizi e dei processi orientati all’ambiente, all’edificio e all’utente. Activa, in particolare, è in grado di prendersi carico, proporzionalmente alle esigenze dei propri clienti, dei diversi servizi e del personale interno a essi dedicato, diventando unico interlocutore per il facility management delle aziende partner e garantendo qualità e rapidità di risposta. Attraverso la progettazione e l’istituzione di una struttura organizzativa dedicata e un’analisi professionale dei reali bisogni dei clienti, Activa garantisce ai propri partner una consulenza qualificata e aggiornata sulle normative in materia e una grande flessibilità di gestione, in grado di ottimizzare i costi operativi.

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