L’informatica in hotel

Ricordo che da studente immaginavo il mio futuro da professionista dietro un banco di ricevimento impegnato nelle molteplici fasi del mio lavoro alle prese con saldaconti, conti clienti, buoni, registri di scarico, schedine di ps e quant’altro molti di noi hanno avuto modo di conoscere nel corso della propria carriera. Ai primi approcci, dietro i banchi di scuola, ritenevo che sarebbe stata un’impresa ardua potersi districare tra le miriadi di operazioni che mi avrebbero atteso al termine degli studi. Con il passare degli anni le capacità di gestire questi aspetti miglioravano, integrate dalle esperienze stagionali che mi hanno permesso, una volta iniziata la carriera, di avere una certa familiarità con il mondo contabile del ricevimento d’albergo. Il progresso, successivamente, ha portato a una rivoluzione totale nel modo di gestire questa funzione, inserendo strumenti e attrezzature sempre più sofisticati che hanno ottimizzato molti degli aspetti del nostro lavoro. I primi sono stati programmi di gestione alberghiera che con l’andare del tempo si sono sempre più sofisticati fino a raggiungere le attuali potenzialità grazie a cui abbiamo la possibilità di gestire l’albergo a 360 gradi. Oltre a ciò, vi sono una notevole serie di altri applicativi che giornalmente vengono da noi utilizzati per lo svolgimento del nostro lavoro. Mi riferisco ai vari test editor, fogli elettronici, data base e, non ultimo, internet con la miriade di possibilità che offre per inviare corrispondenza, acquisire prenotazioni e quant’altro. Come possiamo vedere, quindi, abbiamo una costante necessità di essere aggiornati sotto il profilo dell’informatica e, sebbene molti di noi abbiano trasformato le necessità di aggiornamento in hobby, o viceversa, è indubbio che le nostre competenze si sono arricchite di ulteriori aree di professionalità che, sicuramente, risultano utili per poter svolgere al meglio la nostra professione. La sofisticazione nell’esposizione e lettura dei dati ha aperto nuove frontiere alla capacità di interpretarli, dato che possono essere rappresentati in molti modi a seconda di cosa si vuole analizzare. Percentuali di occupazione suddivise a nostro piacimento, ricavi medi realizzati, segmentazioni di vario genere, indici di occupazione, di utilizzazione di servizi accessori e molto altro ancora ci permettono di poter fare fotografie della nostra azienda con particolari zoomate ritenute quasi impossibili da realizzare fino a non molti anni fa. Nuovi indici di verifica e misurazione delle performance ci portano, quotidianamente, a effettuare controlli e confronti con i dati di budget o di altri periodi dell’anno, o, ancora, di eventuali concorrenti diretti. Tali risorse, evidentemente, sono preziose per valutare l’efficacia della nostra gestione e per apportare aggiustamenti laddove sia necessario. Oltre al costante controllo sul consuntivo, vi è anche una notevole area di verifiche che va effettuata su quanto prevediamo di realizzare e su come lo faremo. La situazione di previsione del tasso di occupazione e di ricavo medio ci permette di applicare o modificare una strategia di vendita. La tecnica dello yield management è oramai divenuta per molti di noi una pratica quotidiana. Lo si faceva anche nel passato ma con strumenti empirici e con margini di errore nettamente superiori a quelli attuali. Alcune case specializzate nella produzione di software alberghiero hanno realizzato pacchetti specifici che permettono un’ottimizzazione delle vendite della quale beneficiano, indubbiamente, sia l’hotel sia i clienti. Tra i vari sistemi disponibili, la recente introduzione di collegamenti via internet permette al cliente, in molti casi, di effettuare la propria prenotazione sulla scorta di informazioni che gli vengono fornite direttamente dal sistema. Questo veloce giro d’orizzonte offre molti spunti per una più approfondita analisi delle aree di miglioramento che abbiamo raggiunto, ma ciò necessiterebbe di uno spazio molto ampio ed è quindi più opportuno dedicarvi i prossimi appuntamenti. Fondamentale è comunque affermare la necessità di un costante aggiornamento, che conferma l’importanza della formazione permanente quale elemento determinante e irrinunciabile per il raggiungimento dei livelli di eccellenza.