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Le prossime frontiere dei meeting

I cinque trend chiave della convegnistica: un po' di Orwell e tante esperienze social

I cinque trend chiave della convegnistica: un po' di Orwell e tante esperienze social

Di Marco Bosco, 11 febbraio 2016

Che cosa hanno in comune le tecnologie indossabili, la tele-presenza e i big data? E ancora: cosa condividono tra loro fenomeni come la tribalizzazione delle esperienze, il viaggio non lineare nei contenuti e il benessere olistico? Semplice: sono tutti elementi che condizioneranno il modo in cui i meeting saranno organizzati e realizzati nel prossimo futuro. La crescente attenzione verso i temi della condivisione, del wellness e della personalizzazione nei servizi tecnologici sta infatti cambiando la maniera in cui le persone concepiscono quotidianamente la propria vita, il proprio lavoro e le proprie interazioni con gli altri.
In un mondo che è sempre più social e mobile, non può quindi stupire che queste nuove tendenze siano destinate anche a mutare profondamente l’immaginario degli incontri professionali. E prorpio degli scenari futuri della convegnistica si è recentemente occupato un folto panel di esperti Usa: professionisti di analisi dei dati, media, architettura e sharing economy, riuniti tutti insieme grazie a un’iniziativa della Professional convention management association (Pcma) in collaborazione con Marriott International. La tavola rotonda ha esplorato le nuove frontiere dell’industria dei meeting, tracciando un panorama che si pone a metà strada tra un mondo un po’ orwelliano, dove ogni cosa è controllata, è un universo di libertà, condivisione e auto-determinazione. Ne sono emersi cinque trend chiave, destinati a condizionare la convegnistica del prossimo lustro:

Il trionfo dei sensori: percepire il polso di un evento grazie all’Internet delle cose

Provate a immaginare dei sensori in grado di percepire il polso della sala: i partecipanti hanno troppo caldo? Stanno perdendo interesse nell’evento? Rispondono positivamente agli stimoli? Le ultime novità in tema di analisi dei dati, insieme alla disponibilità di tecnologie di rilevazione sempre più piccole ed economiche, stanno aumentando a dismisura le possibilità di raccogliere informazioni in tempo reale sulla qualità dell’esperienza percepita, nonché di effettuare aggiustamenti tempestivi per garantire il più completo successo dell’iniziativa in corso. «Ciò non vuol dire che un computer dirà d’ora in avanti agli organizzatori di eventi cosa e come devono fare», spiega Max Shron, fondatore della società Usa specializzata nella scienza dei dati, Polynumeral. «Significa solamente che chi ha dee nuove e intende sperimentarle, con questi strumenti è in grado di ottenere dei feedback immediati». La possibilità di intervenire immediatamente, modificando singoli aspetti del meeting, è un potente mezzo per incrementare l’impatto e l’efficacia di ogni singolo evento: sensori sempre più avanzati consentiranno, in particolare, agli organizzatori e ai gestori di sale congressi di capire con precisione il grado di coinvolgimento di ogni singolo individuo e dell’intera sala, grazie alla misurazione di variabili come il battito cardiaco, il movimento degli occhi e il livello di stress percepito.

La tribalizzazione dell’esperienza: coltivare le affinità per migliorare i risultati

Con l’affermazione globale dei social media, il tradizionale approccio individualista alla realtà sta cambiando: le persone oggi sperimentano infatti atteggiamenti più “tribali”, tesi a creare comunità di individui affini, per gusti e mentalità, in grado di aiutarsi vicendevolmente a crescere e migliorare. Coerentemente con questa tendenza, il valore dei meeting sarà quindi sempre meno giudicato in base alla qualità degli speaker intervenuti e dei contenuti ascoltati, ma assumerà maggiore importanza la stessa lista dei partecipanti. Non solo: i congressisti apprezzeranno vieppiù la possibilità di sperimentare connessioni personali a reale valore aggiunto. «Piattaforme come Facebook e Instagram ci consentono oggi di accedere e di condividere facilmente una vasta mole di contenuti dedicati ai più disparati argomenti», dichiara il vicepresidente e responsabile dell’insight, strategy and innovation team di Marriott International, Matthew Von Ertfelda. «È quindi solo naturale pensare di provare a trasferire tale opportunità anche negli incontri fisici tra persone». Da una parte, perciò, ci si attende che gli organizzatori di eventi trovino soluzioni in grado di favorire le connessioni individuali; da un altro canto, invece, i responsabili delle location congressuali adatteranno i propri spazi e le proprie dotazioni tecnologiche, in modo da facilitare i nuovi comportamenti “tribali”.

Il safari dei contenuti: favorire le esperienze non lineari

Le informazioni ormai raggiungono le persone tramite una molteplicità di canali sempre operativi ed estremamente personalizzabili. Ecco allora che anche i congressisti si aspettano oggi di fruire di contenuti molto curati e soprattutto sotto il loro completo controllo. Il futuro dei meeting passa quindi necessariamente per la creazione di piattaforme di opzioni multiple, tramite le quali ogni partecipante può costruire la propria personale esperienza dell’evento. Gli organizzatori dovranno perciò ripensare i contenuti e persino modificare la conformazione degli spazi, in modo da adattarli ai feedback ricevuti in tempo reale dai partecipanti, che così avranno la sensazione di auto-determinare il proprio percorso di esplorazione. «Non è più il tempo in cui gli invitati si sedevano attorno a un tavolo, fissando per ore un monitor quasi immobili», è l’opinione del titolare dello studio di architettura Eight, Wilhelm Oehl. «Le esperienze congressuali ora devono essere necessariamente molto più dinamiche».

Vivere a 360 gradi: alla ricerca di un benessere olistico

La definizione di benessere sta oggi sperimentando un vero cambiamento epocale di significato, arrivando a includere tutte le dimensioni fisiche, emozionali, spirituali e sociali, uniche e irripetibili, proprie di ogni singola persona. In tale contesto si sta quindi diffondendo anche la consapevolezza degli effetti passivi esercitati da spazi e strutture sul corpo umano, in termini di salute e longevità. A ciò si deve poi aggiungere che i congressisti danno ormai per scontata la disponibilità di varie opzioni ristorative, adeguate anche a chi segue regimi alimentari particolari, nonché la presenza di adeguate soluzioni fitness. Compito dell’industria dei meeting è perciò quello di alzare ulteriormente l’asticella, offrendo a tutti nuove opportunità per raggiungere il proprio grado personale di benessere olistico. «Una volta aperto il vaso di Pandora non è più possibile tornare indietro», osserva la presidente della società di consulenza Culinary Tides, Suzy Badaracco. Con l’innalzarsi delle aspettative, gli hotel saranno dunque incentivati a personalizzare ogni elemento della propria offerta congressuale: dalla configurazione delle luci alla regolazione del ricambio dell’aria. Il tutto per assicurare ambienti sempre più salubri e olisticamente apprezzabili.

La tele-presenza si fa pervasiva: come catturare il proprio pubblico virtuale

Gli strumenti dedicati alla comunicazione video sono oggi sempre più pervasivi, garantendo esperienze fisiche ed emozionali in grado di sconvolgere l’industria dei meeting così come la conosciamo. Commentando una propria esperienza personale con la tecnologia Beam (una sorta di monopattino con schermo annesso, ndr), la creative strategist di Flavorpill Media, Selena Hoover, sostiene: «È la personificazione virtuale di una persona. È su uno schermo, ma io l’ho toccata. Le ho dato persino un cinque. Ed è chiaramente più coinvolgente di un semplice streaming video, perché ti permette di andare in giro chiacchierando con il tuo interlocutore sullo schermo». Con l’allargamento delle definizioni di congressista, speaker e location per includere anche gli “invitati da remoto”, gli organizzatori dovranno necessariamente pianificare nuove strategie atte a garantire esperienze coerenti e coordinate, in grado di comprendere sia i partecipanti reali, sia quelli virtuali.

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