È un’evoluzione recente. Si parla degli ultimi tre anni. Ma finalmente anche gli hotelier stanno superando la paura della tecnologia in tema di distribuzione degli spazi eventi. Un segmento, quello del mice, che conta sempre di più, sia in ottica di destagionalizzazione della domanda, sia in tema di contributo complessivo al giro d’affari totale delle strutture ricettive. D’altronde, secondo l’ultimo rapporto dell’Osservatorio italiano dei congressi e degli eventi (Oice), ben il 79,6% dei convegni e delle presentazioni di prodotto avviene proprio in alberghi congressuali. Milano, Roma, Firenze, Venezia, Napoli e Bologna sono le città più richieste, con la destinazione felsinea che sta registrando un interesse crescente in questo primo scorcio di 2018, grazie soprattutto all’apertura del parco agroalimentare Fico, capace di attirare una buona fetta di domanda corporate.
Non solo: «In una struttura di circa 150 camere dotata di sale riunioni, il segmento meeting assicura mediamente intorno al 20% del fatturato globale», racconta Eugenio Galli, sales director Italy di
MeetingPackage.com, azienda che potrete incontrare al prossimo Web in Tourism. «Si capisce bene, quindi, che incentivare l’offerta del prodotto mice rappresenti un vero asset strategico per un albergatore interessato a fronteggiare adeguatamente i momenti di bassa occupazione».
Eppure, nonostante il valore del settore e le opportunità che i nuovi strumenti high-tech mettono a disposizione, l’interesse degli operatori del ricettivo verso la digitalizzazione dei processi di vendita non è sempre stato particolarmente elevato: «Quando nel 2015 abbiamo iniziato qui in Italia a parlare di commercializzare le sale meeting online, in molti ci dicevano di non esser pronti. In alcuni casi, che sarebbe stato persino impossibile», aggiunge ancora Galli. «Ora però le cose stanno cambiando velocemente e il timore per la tecnologia sta lasciando spazio a un’attenzione sempre più marcata per i nuovi strumenti: programmi che consentono di snellire il processo di vendita, ridurre i costi e aumentare le conversioni».
Domanda. Quali sono, in particolare, le difficoltà a cui vanno incontro gli hotelier nel rispondere alle domande degli organizzatori di eventi?
Risposta. Normalmente, il processo di prenotazione standard prevede che una singola persona invii svariate richieste di preventivo a diversi alberghi, al fine di poter conoscere prezzi e disponibilità delle sale. Ciò si traduce spesso in una perdita di tempo e in uno spreco di risorse per entrambi. Molte volte, chi vuole prenotare deve aspettare ore, se non giorni, prima di ricevere il preventivo e gli alberghi lavorano moltissimo per formulare offerte a basso, se non bassissimo, potenziale di conversione.
D. Ha qualche cifra a questo riguardo?
R. In Italia, il tempo di risposta classico per ottenere un preventivo varia tra le 24 e le 48 ore. In alcuni casi, l’albergo riceve talmente tante richieste da non avere neppure la possibilità materiale di rispondere a ogni cliente. Formulare un’offerta adeguata richiede infatti una quantità di lavoro notevole. Il tutto per far fronte a domande con una percentuale di conversione limitata in una forbice compresa tra il 5% e l’8%. C’è da dire, però, che fino a oggi gli hotelier non hanno mai avuto a disposizione uno strumento semplice, veloce e trasparente, in grado di permettere un aumento vertiginoso del tasso di conversione, grazie all’opportunità di mostrare prezzi e disponibilità delle sale in real-time: con il nostro booking engine per spazi meeting, l’approccio tradizionale alle cosiddette requests for proposal (rfp) diventa parte del passato. E il tempo che in questo modo un meeting manager risparmia nella gestione delle rfp, può essere meglio impiegato nella negoziazione e fidelizzazione del cliente finale, nonché magari in preziose operazioni di upselling.
D. Cosa cercano gli event planner in una venue alberghiera?
R. Desiderano poter contare, appunto, su strumenti veloci, caratterizzati da trasparenza e funzionalità. Molti dei professionisti, con i quali comunichiamo giornalmente, vorrebbero prenotare il loro meeting con la stessa semplicità con la quale oggi acquistano le camere d’albergo. Al contrario, la maggior parte delle volte si trovano a dover compilare formulari interminabili, per mandare anche solo una richiesta di preventivo.
D. Quali, quindi, le strategie a disposizione degli hotelier per ottimizzare al meglio i propri spazi meeting? Esistono, in particolare, tecniche di revenue management ad hoc?
R. Certamente sì: seguono, in linea sostanziale, gli stessi principi delle strategie di pricing utilizzate per le camere, segmentando tra l’altro la tipologia di clientela e assicurando l’ottimizzazione delle vendite. Solo che gli spazi mice, a differenza delle stanze, sono più complicati da gestire. E ciò a partire dal loro carattere particolarmente dinamico: la capienza delle sale varia infatti a seconda della disposizione dei posti a sedere, mentre la componente food & beverage ha un impatto enorme sul valore totale dell’evento. Per tutti questi motivi, la realizzazione di una strategia di revenue management per i meeting è possibile, ma non è affatto un compito semplice.
D. Quali sono gli indici chiave da considerare?
R. Tra i kpi (key performance indicator) più importanti ci sono sicuramente il numero delle richieste, il tasso di conversione, la percentuale di occupazione delle sale e il numero di pasti venduti per evento. Una pianificazione accurata in chiave revenue sul segmento meeting comincia però a essere strategica già a partire dalle 3 stelle in su. E la nostra tecnologia supporta l’hotel anche nella gestione di tutti questi parametri.
D. Cosa non può infine mancare in una piattaforma online di prenotazione dedicata agli event planner?
R. Noi collaboriamo da tempo con diverse destination e travel management company (tra le quali, gli uffici Carlson Wagonlit di diversi paesi europei), nonché con moltissimi clienti individuali. Nella nostra attività, raccogliamo quindi costantemente feedback utili a migliorare il nostro prodotto. E al momento le caratteristiche che gli event planner reputano fondamentali riguardano sempre la semplicità di utilizzo, la presenza dei prezzi, nonché la possibilità di conoscere la disponibilità degli spazi meeting e di prenotarli in tempo reale.
Identikit di MeetingPackage.com
meetingpackage.com
MeetingPackage.com è un’azienda finlandese nata nel 2014 per offrire un marketplace a livello globale e un booking engine per la prenotazione online di sale meeting. Attraverso il marketplace, i clienti aziendali hanno oggi a disposizione un inventario di oltre 250 mila sale riunioni in 120 paesi diversi, tramite cui fare prenotazioni in tempo reale o gestire efficacemente le rfp.
Agli alberghi MeetingPackage.com offre invece la possibilità di vendere gli spazi meeting sia attraverso il suo marketplace, sia direttamente sul proprio sito web, grazie a un booking engine di ultima generazione, il primo strumento a consentire la vendita delle sale in real-time, in grado di aumentare il tasso di conversione di oltre il 70%. Per coloro che decidono di adottare questo strumento è inoltre incluso un comodo catalogo dedicato alla gestione dell’offerta food & beverage, insieme a un calendario digitale avanzato, che la struttura può utilizzare per pianificare la gestione interna delle sale. La tecnologia MeetingPackage.com fornisce insomma un supporto completo ed è attualmente l’unico software mice direttamente integrabile con Opera Sales & Catering di Oracle: uno dei pms più utilizzati al mondo.
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