Un vero raccoglitore di carte d’identità dinamiche degli ospiti, su cui ogni software dell’hotel o della catena può scrivere e leggere in tempo reale. È il nuovo protel.I/O Enterprise Hospitality Framework, pensato appositamente per fungere da collegamento e coordinamento tra tutti i numerosi programmi It in dotazione al mondo alberghiero. «Protel.I/O permette un livello d’integrazione fino a ieri impensabile: ogni informazione inserita nel sistema digitale di un’organizzazione da uno dei sistemi collegati viene infatti resa immediatamente disponibile a tutti gli altri software in uso, permettendo a ciascun dipartimento di utilizzare e analizzare i dati e i contenuti più adeguati alle proprie necessità specifiche», spiega Alessandro Calligaris, marketing director di Serenissima Informatica, che dei software protel è distributore esclusivo in Italia.
Ma perché c’è bisogno di un passo ulteriore nei processi d’integrazione tra software alberghieri? «In fondo, qualsiasi gestionale minimamente decente è ormai da tempo in grado di dialogare con gli altri software alberghieri», ammette Calligaris. «Oggi è quasi scontato, per esempio, che il conto del ristorante venga caricato su quello della camera. A livello leggermente più alto, poi, il front office trasmette ai pos dei ristoranti anche le informazioni sull’arrangiamento dell’ospite, e il pos restituisce il dettaglio dei consumi di ogni pasto oltre al totale. Lo stesso vale per le spa: un buon livello di integrazione permette la vendita di pacchetti benessere dal front office e il successivo trasferimento di addebiti e dettagli dei consumi dal software della spa al front office stesso. Oggi però ciò accade tra un sistema e un altro, e basta».
Protel.I/O è invece in grado di andare oltre la soglia del mero trasferimento puntuale di questo tipo. «Rimanendo in ambito f&b, il nostro framework consente di condividere i dettagli dei consumi e dei dati del cliente del ristorante con tutti gli altri sistemi in uso, in tempo reale. Non solo: se il software di brand reputation management di un hotel trova su tripadvisor un commento negativo, magari mentre l’ospite che lo ha pubblicato è ancora in house, lo comunica a protel.I/O e ogni sistema dell’albergo dispone subito dell’informazione. E il medesimo discorso si può applicare a tutte le transazioni effettuate dagli altri sistemi usati in hotel per la gestione dei clienti. Ne deriva che in protel.I/O il profilo del cliente si arricchisce continuamente di particolari sulle sue richieste, caratteristiche e produzione: ovvero le informazioni fondamentali per gestire al meglio la relazione con l’ospite. In un’epoca in cui la personalizzazione dell’offerta è tanto importante, è facile immaginare quanto ciò possa essere utile sia per reagire prontamente quando l’ospite è ancora in casa, sia in fase di analisi delle vendite in generale e dei comportamenti d’acquisto di ogni singolo cliente, per pianificare azioni di marketing mirate e strategie di revenue management».
Un esempio pratico può aiutare a comprendere meglio i vantaggi insiti nella disponibilità dei dati e nei processi d’integrazione: «Tempo fa ho partecipato all’implementazione di protel e del nostro business intelligence per una catena italiana», racconta ancora Calligaris. «Durante il primo incontro di presentazione dei dati della catena analizzati tramite il software di business intelligence presso la sede centrale, il direttore commerciale si accorse di un grave errore commesso in uno dei loro hotel capitolini: in corrispondenza di un evento importante come la canonizzazione dei beati Giovanni XXIII e Giovanni Paolo II prevista sei mesi dopo, il general manager della struttura aveva accettato la prenotazione di un gruppo, con evidenti ricadute negative sui potenziali incrementi di revpar ottenibili gestendo meglio le richieste. Fu proprio grazie all’integrazione dei dati del pms con lo strumento di business intelligence, che il quartier generale della compagnia poté accorgersi tempestivamente e porre rimedio a quella che altrimenti si sarebbe trasformata in una notevole perdita di ricavi. Il direttore commerciale ci confessò persino che quell’intervento gli aveva consentito di coprire il costo legato all’acquisto del software. E allora si parlava ancora di forme di integrazione di base. La condivisione a 360 gradi in tempo reale di tutti i dati a disposizione di un albergo o di un gruppo porterà grandi vantaggi, per esempio con la generazione di alert in occasione di eventi inaspettati, o per stimolare le vendite in base alle tendenze dei comportamenti di acquisto mentre il cliente è in casa: al check-in, al ristorante e così via…».
Ma protel.I/O può essere utilizzato anche per semplificare le procedure di cambio del gestionale presso le catene: «Un’operazione piuttosto delicata, se è necessario far coesistere sistemi diversi», sottolinea il marketing director di Serenissima Informatica. «Nella fase di transizione, il nostro framework si può quindi rivelare particolarmente utile, perché in grado di gestire centralmente i profili dei clienti e fare così da ponte tra il pms vecchio e quello nuovo, nonché con il sistema di prenotazione centralizzato».
Oltre a tali e tante funzionalità, protel.I/O offre infine anche la possibilità di arricchire i gestionali già esistenti in base alle informazioni che rende disponibili, senza aumentare il carico di lavoro degli utenti. Al contrario: «L’informatica moderna compie in background processi di complessità straordinaria, mettendo a disposizione dell’utente finale strumenti sempre più potenti ma di assoluta semplicità. Basti pensare a quello che ha fatto Steve Jobs con iPhone, iPad e tutto l’universo dei servizi collegati, per intenderci», conclude Calligaris. «Non solo: ogni informazione elaborata dal nostro framework viene filtrata e inviata ai singoli software dei vari reparti, tarando i contenuti visualizzabili sulle specifiche necessità di ciascun dipartimento. Il tutto secondo regole personalizzabili. È il modello di produzione “lean” (snella, ndr) dell’industria manifatturiera applicato al mondo dell’ospitalità: dammi ciò che serve quando mi serve, non prima e non dopo…».
Identikit di Serenissima Informatica
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Specialisti del software e dei processi gestionali del mondo alberghiero, Serenissima Informatica punta a permettere ai propri clienti di dedicarsi solo alla cura degli ospiti.
Serenissima mette sempre il cliente al centro dell’attenzione: dai primi incontri per capire come vogliono migliorare processi e sistemi gestionali, a quando personalizza i software per loro, durante la formazione del personale, fino ai servizi di assistenza 24 ore su 24, forniti da persone che provengono dagli hotel.
Catene alberghiere, hotel, villaggi e spa beneficiano delle innovazioni offerte da software internazionali, in ufficio o in mobilità con tablet e smartphone, on-premise o in hosting: protel Pms centralizzato e integrato con Ota e gds; crm per stimolare la domanda e aumentare le prenotazioni; software per la ristorazione, le spa e i centri termali, per l’amministrazione e il controllo di gestione con Usali; business intelligence per l’analisi dei dati…
Fondata nel 1980, con sedi a Padova, Barcellona e Innsbruck, competenze nel software, nella piattaforma hardware e sistemistica, nei servizi di hosting e cloud computing, Serenissima Informatica può assumere la responsabilità di tutto il sistema informativo del cliente.
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