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La gestione di una spa è un’attività che richiede l’utilizzo di efficienti modalità organizzative e di collaudati strumenti operativi: lo spa manager in hotel deve individuare le potenzialità del centro e i vincoli di natura economica, ossia gli elementi primari da considerare per indirizzare in modo corretto ogni attività. Per soddisfare le esigenze del nuovo consumatore di benessere, lo spa manager deve così diventare un nuovo imprenditore, con nuove competenze direzionali, legate a pilastri fondamentali come la leadership, la direzione vendita, il controllo e la comunicazione. Dev’essere cioè capace di superare i limiti funzionali del centro benessere, gestendo un sistema complesso ma coerente con le strategie di base, fondato, in particolare, sulla corretta implementazione di tre processi fondamentali: la costruzione di uno staff olistico; la gestione per obiettivi (Management by objectives – Mbo system); il controllo strategico sistematico (il Balanced scorecard system).
Per raggiungere risultati concreti ci vogliono perciò organizzazione, strumenti operativi collaudati e, soprattutto, l’accurata individuazione, a priori, degli obiettivi che influenzeranno poi le attività, i comportamenti e l’impiego delle risorse nella spa. Attualmente esistono, in particolare, due strumenti che consentono di pianificare, monitorare e intervenire in maniera tempestiva sull’attività dei centri benessere: l’analisi del break even point e lo Spa calculator. Utilizzando una semplice metafora, possiamo immaginarli rispettivamente come l’àncora e la bussola dello spa manager. La break even analisys è, infatti, uno strumento ormai consolidato che misura l’efficienza di gestione di un’attività: a partire dai dati relativi ai costi fissi e ai costi variabili della struttura, permette di verificare la capacità di produrre reddito di un centro benessere; di individuare il momento a partire dal quale, nel costo del servizio erogato, non incidono più i costi fissi; di definire obiettivi e risultati mirati per lanciare una campagna promozionale; di definire obiettivi e risultati per costruire un sistema di incentivazione del personale.
La necessità di dotarsi di uno strumento specifico, come l’analisi del break even point, per il controllo costante della marginalità deriva dal fatto che, se per ogni trattamento erogato si è in grado di identificare con certezza i costi variabili, ovvero quelli direttamente proporzionali al valore del trattamento (per esempio, quelli relativi ai prodotti consumati, alla lavanderia o al costo orario per operatore), non si è invece spesso in grado di capire preventivamente, e con precisione, il valore dei costi fissi: quelli cioè che si sostengono comunque, in misura fissa, indipendentemente dalla quantità di servizi erogati, e che nella maggior parte dei casi rappresentano la percentuale più rilevante dei costi complessivi, capaci perciò di generare una perdita significativa, piuttosto che un utile molto interessante.
Come si diceva prima, lo Spa calculator è invece, per lo spa manager, come la bussola per il comandante di una nave: non insegna a navigare, ma indica la direzione ed evidenzia tempestivamente se e quanto si sta andando fuori rotta. Si tratta di uno strumento di facile utilizzo, che supporta l’attività manageriale e contribuisce a renderla efficace ed efficiente. Noi di Pi.Co Wellness, in particolare, abbiamo pensato di metterlo a punto adattandolo con precisione alle specificità del settore wellness e predisponendolo per le diverse caratteristiche dimensionali dei vari centri benessere esistenti. Nelle sue due componenti, cost e volume (costi e volumi), lo Spa calculator fa così confluire i dati che descrivono le caratteristiche strutturali, organizzative e commerciali di ogni centro benessere: l’orario di apertura settimanale; la tipologia e il numero di cabine; il costo degli operatori; il prezzo medio per trattamento associato a ogni tipologia di cabina; il numero massimo di clienti gestibili con occupazione al 100% della capacità della spa. In questo modo, lo strumento è in grado di fornire una descrizione degli scenari possibili all’interno dei quali lo spa manager colloca la propria strategia, in maniera consapevole dei risultati ottenibili.
Nel dettaglio, lo Spa cost calculator offre un’ottima stima del costo orario di una cabina-area, in funzione della percentuale di occupazione delle stesse cabine-aree considerate, e indica quindi quanto costa al centro uno specifico trattamento, ai differenti regimi di utilizzo della struttura. Lo Spa volume calcolator, invece, a partire dai dati che descrivono le caratteristiche strutturali, commerciali ed economiche del centro benessere, fornisce una proiezione dei ricavi realizzabili nelle diverse ipotesi di utilizzo delle cabine.
Tale strumento permette perciò di definire con precisione gli obiettivi, indicando il volume di ricavi che la spa può realizzare, nonché le strategie per raggiungerli, e individuando il mix di offerta che meglio valorizza le competenze del centro benessere. Consente inoltre una verifica puntuale e dettagliata delle performance, poiché, a partire dal volume dei ricavi annui, si può determinare il fatturato giornaliero. Lo Spa calculator si configura pertanto come uno straordinario strumento organizzativo, che consente allo spa manager di un hotel di monitorare quotidianamente le performance, individuare tempestivamente le situazioni critiche e intervenire in maniera mirata.
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