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Fatturazione elettronica: il nuovo sistema nel dettaglio

Le novità che attendono tutti i soggetti Iva a partire dal prossimo 1° gennaio: cosa bisogna fare, come funziona la procedura, quali i vantaggi e le cose da sapere per non sbagliare

Le novità che attendono tutti i soggetti Iva a partire dal prossimo 1° gennaio: cosa bisogna fare, come fun

Di Gianmaria Pierro, 15 novembre 2018

Dal 1° gennaio 2019 tutti i soggetti Iva dovranno emettere e ricevere le proprie fatture esclusivamente in modalità elettronica, sia per le operazioni b2b, business to business tra i titolari di partita Iva, sia con riferimento alle operazioni b2c, business to consumer verso i clienti finali.

Sono esonerati dall’obbligo della fatturazione elettronica solo i soggetti che rientrano nei regimi speciali, come per esempio il regime di vantaggio ex dl 98/2011 e il regime forfettario ex legge 190/2014, nonché i piccoli produttori agricoli. Ma soprattutto, cosa più importante per le imprese del turismo, le operazioni effettuate nei confronti di soggetti non residenti e non stabiliti in Italia potranno continuare a essere documentate mediante fattura cartacea.

Cos’è però esattamente la fatturazione elettronica? E come funziona? La fatturazione elettronica è un nuovo sistema digitale che ha la caratteristica di generare, trasmettere e conservare le fatture in un formato denominato xml (extensible markup language). Per generare le fatture elettroniche sarà possibile utilizzare i programmi gratuiti dell’Agenzia delle entrate o dotarsi di un software privato. La fattura può essere compilata in un’interfaccia informatica con dei campi vuoti, nei quali inserire tutti i dati obbligatori: per esempio la data e il numero, le informazioni sul cliente, la descrizione dell’operazione effettuata, l’imponibile e l’imposta… Una volta conclusa, la compilazione sarà salvata e trasformata in formato xml.

La fattura elettronica così generata deve quindi essere trasmessa mediante un sistema informatico di interscambio dell’Agenzia delle entrate, chiamato Sdi, che si occuperà di ricevere e recapitare tutte le fatture elettroniche. I canali telematici a disposizione delle imprese per l’invio della documentazione sono vari: la posta elettronica certificata (pec), gli stessi servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate o specifici canali basati su protocolli ftp. La fattura si intenderà emessa nel momento stesso in cui viene trasmessa allo Sdi.

Per ovviare alle eventuali lungaggini di elaborazione delle informazioni da parte di quest’ultimo sistema, non essendoci sincronia tra il momento di trasmissione della fattura e il recapito, è stato stabilito che la data di emissione sarà quella riportata sulla fattura. Ciò vale anche per l’individuazione del termine di esigibilità dell’Iva.

Resta fermo, in ogni caso, che la fattura, almeno in un primo momento, vada emessa al momento dell’effettuazione dell’operazione: al di fuori delle ipotesi di fatturazione differita, il documento deve infatti essere realizzato e poi trasmesso allo Sdi entro le ore 24 del giorno di effettuazione dell’operazione.

L’Agenzia delle entrate ha tuttavia riconosciuto che, in questa fase di prima applicazione delle nuove disposizioni, se la fattura viene trasmessa con un ritardo «minimo», senza pregiudicare la corretta liquidazione dell’imposta, si configura una violazione di natura meramente formale.

Per limitare gli effetti negativi derivanti da possibili ritardi, nell’adeguamento dei sistemi informatici al nuovo obbligo di fatturazione elettronica, è stato infatti stabilito che per il primo semestre del 2019 non si applicheranno sanzioni, se la fattura dovesse essere emessa in formato elettronico entro il termine di effettuazione della liquidazione Iva del periodo di riferimento. Si prevedono invece sanzioni ridotte dell’80%, per le fatture elettroniche emesse entro il termine di effettuazione della liquidazione Iva relativa al periodo successivo.

Dal 1° luglio 2019 la situazione cambierà ancora e la fattura potrà infine essere emessa entro dieci giorni dal momento di effettuazione dell’operazione. In questo caso, la data di effettuazione dovrà essere indicata specificamente sul documento, in quanto diversa da quella di emissione della fattura.

Dopo la trasmissione, se i controlli avranno esito positivo e la fattura sarà correttamente recapitata, lo Sdi rilascerà entro cinque giorni una ricevuta di consegna, utile a garantire l’integrità del documento. Se invece i controlli avranno esito negativo, sarà inviata sempre entro cinque giorni dalla trasmissione, una ricevuta di scarto. In tal caso, la fattura si considererà non emessa. Il soggetto emittente avrà tuttavia a sua volta cinque giorni di tempo, per inviare allo Sdi la fattura elettronica corretta, senza incorrere in alcuna violazione di legge.

Per quanto riguarda la conservazione elettronica sostituiva, sarà possibile utilizzare il servizio gratuito reso disponibile dall’Agenzia delle entrate oppure affidarsi a operatori privati certificati, che conserveranno tutte le fatture elettroniche emesse o ricevute attraverso lo Sdi secondo i termini di legge.

In sintesi, quali saranno perciò i vantaggi per le imprese di un sistema così pensato? In primis, con la fatturazione elettronica sarà possibile abbandonare per sempre il cartaceo e, di riflesso, tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione.

I vantaggi immediati si potranno inoltre vedere fin da subito nella riduzione del rischio di errori in fase di compilazione o di smarrimento della fattura, poiché il sistema di interscambio provvederà a tutte le verifiche al riguardo.

È bene per di più considerare come, con la conservazione elettronica delle fatture, potranno essere eliminati tutti gli archivi cartacei, mentre, grazie al formato digitale, la gestione e la ricerca dei documenti sarà più intuitiva e immediata.

Non solo: ci saranno anche meno adempimenti fiscali, in quanto l’Agenzia delle entrate, avendo già i dati in proprio possesso, sarà in grado per qualunque verifica di tracciare tutte le operazioni, al fine di contrastare l’evasione fiscale e le frodi Iva.

Chi è l’autore

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Gianmaria Pierro, dottore commercialista, presta la propria consulenza in materia fiscale con particolare attenzione al settore alberghiero, per conto di Elpaco. La società assiste e consiglia decine di piccole e medie aziende, attraverso servizi studiati per risolvere e sostenerle nella gestione delle tematiche che riguardano il campo fiscale, amministrativo e di gestione del personale. Cerca di individuare insieme al cliente i limiti gestionali nella contabilità aziendale e nell’amministrazione del personale, elaborando la soluzione migliore e realizzata ad hoc, nonché fornendo in qualsiasi momento assistenza tecnica e professionale immediata.

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