Renzo Salmasi, Consigliere nazionale ADA e responsabile di ADA Servizi. Si interessa di formazione ed ha sviluppato uno studio sulle principali figure professionali.
L’Economato
Il reparto economato svolge una serie di operazioni relative al flusso delle merci, dei materiali e delle prestazioni legate alla gestione dell’esercizio che debbono consentire e garantire il rifornimento dei reparti, nonché la conoscenza in ogni momento dei dati relativi alle giacenze di magazzino, alle necessità, ai consumi e ai risultati relativamente a quanto di sua pertinenza. Le operazioni succitate possono essere raggruppate in:
· Fabbisogni: sono le operazioni legate alla determinazione dei fabbisogni dei prodotti di gestione, delle dotazioni e delle prestazioni
· Acquisti: le operazioni legate alle gare d’appalto e all’emissione degli ordini d’acquisto
· Carico: quelle relative alla presa in carico delle merci, dei prodotti, dei beni patrimoniali, nonché delle spese sostenute per prestazioni e servizi. Alcune di queste prestazioni sono obbligatorie per legge
· Conservazione: quelle inerenti la conservazione delle merci e dei prodotti
· Distribuzione: tutte le operazioni inerenti alla distribuzione di merci, prodotti e beni ai reparti operativi
· Elaborazione dati: sono le operazioni, infine, necessarie alla determinazione dei dati di consumo necessari a loro volta per il controllo dei risultati di gestione. Responsabile dell’economato è l’economo. Da questa posizione dipendono i magazzini
Profilo dell’economo
Intelligenza pronta, ineccepibile onestà, fermezza e precisione nei confronti dei fornitori, correttezza nei rapporti con i dipendenti e con i colleghi. Oltre ciò deve anche possedere:
· una buona istruzione di base preferibilmente tecnico-amministrativa
· un’ottima preparazione in merceologia con particolare riferimento alle derrate alimentari
· una notevole conoscenza delle formule contrattuali per gli acquisti e i risvolti legali che ne derivano
· una nozione completa di tutti i reparti che compongono l’azienda alberghiera-ristorativa, nonché degli standard qualitativi dei servizi
· una buona preparazione sui sistemi contabili meccanizzati e preferibilmente un addestramento alla programmazione di questi
L’economo inoltre deve essere dotato di particolare predisposizione all’organizzazione e al coordinamento del lavoro nonché alle analisi
Responsabilità dell’economo
E’ una posizione di grande responsabilità in quanto suo tramite vengono effettuate tutte le spese dell’esercizio ad esclusione di quelle del personale. La responsabilità è maggiormente messa in risalto se si considera che buona parte delle spese controllate da questa posizione riguardano le materie prime della ristorazione, settore che notoriamente è sempre in precario equilibrio economico. L’economo è il responsabile degli approvvigionamenti di tutti i prodotti necessari alla gestione della conservazione degli stessi, della loro distribuzione ai reparti operativi nonché della rispondenza delle giacenze effettive di magazzino con quelle contabili. Quando parliamo di approvvigionamento intendiamo parlare di tutto il ciclo inerente gli stessi dalla determinazione dei fabbisogni alla ricerca dei migliori fornitori sotto l’aspetto qualitativo, economico e di affidabilità, dalla determinazione delle specifiche alle gare d’appalto, dall’emissione degli ordini di fornitura alla ricezione e controllo della merce stessa. Il tutto viene dall’economo formalizzato con il budget degli approvvigionamenti che è lo strumento essenziale per una sana ed economica campagna acquisti. Se si conoscono con buona approssimazione le qualità delle merci d’acquistare, le trattative con i fornitori possono essere condotte con maggiore efficienza. Inoltre il budget degli approvvigionamenti consente un migliore utilizzo degli spazi e una migliore rotazione delle merci. Attraverso le previsioni dei consumi nel tempo stabilisce il timetable delle consegne delle varie merci. Il tutto in funzione dell’economicità gestionale dell’azienda.
I compiti dell’economo
Nei limiti delle deleghe concesse dal direttore i compiti dell’economo si possono riepilogare nelle seguenti azioni:
· collabora nella determinazione dell’organico di cui è responsabile
· assicura la costante e immediata disponibilità dei rifornimenti necessari a tutti i reparti
· assicura il controllo al momento della ricezione della quantità e della qualità dei prodotti acquistati
· assicura la perfetta rispondenza tra le scritturazioni contabili e l’effettiva giacenza di magazzino
· assicura la rilevazione ed elaborazione dei dati di consumo del F&B nonché dei materiali delle prestazioni e delle utenze
· provvede alla determinazione dei fabbisogni dei prodotti F&B e dei beni di dotazione sulla base del budget degli investimenti e della programmazione di ristorazione
· provvede a redigere gli ordini di fornitura sulla base delle approvazioni ottenute
· garantisce il perfetto stoccaggio delle merci in quantità idonea alla copertura dei consumi
· garantisce l’ordine dei magazzini e delle celle, nonché la rotazione di tutte le merci e i prodotti
· garantisce la pulizia e l’igiene dei magazzini e delle celle
· garantisce la distribuzione delle merci e dei prodotti di consumo ai reparti secondo necessità
· partecipa in qualità di componente del team work, alla programmazione dell’offerta di ristorazione · presenta alla direzione per l’approvazione la programmazione degli acquisti e la richiesta delle offerte ai fornitori
· esamina le offerte pervenute e redige una tabella di raffronto da sottoporre all’approvazione della direzione
· assiste il direttore nella stipulazione dei contratti di fornitura
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