Porta in hotel il controllo di gestione, con la possibilità di disporre di informazioni attendibili, tempestive e precise sullo stato del business, elaborate secondo standard internazionali. Non solo: permette di snellire i flussi di lavoro e intervenire rapidamente, lì dove necessario, per correggere il tiro e migliorare la performance. È Hotel Back Office, la nuova soluzione di Serenissima Informatica dedicata alla contabilità dell’hotel di cui ci parla Alessandro Calligaris, Marketing Director della software house.
Che cos’è Hotel Back Office?
È un software nuovo, che racchiude moltissimi anni di esperienza di Serenissima Informatica al servizio degli uffici amministrativi e dei controller dei più importanti hotel e catene alberghiere in Italia e all’estero. È un’app per Microsoft Dynamic 365 Business Central – il gestionale di punta a livello internazionale in cloud di Microsoft, con una road map di sviluppo estremamente ben finanziata e ricca di innovazioni anche grazie all’integrazione con l’AI – che abbiamo verticalizzato per le necessità del mondo alberghiero. L’app consente di usare al meglio Microsoft Business Central negli uffici amministrativi, nell’economato e nel controllo di gestione in catene alberghiere e hotel indipendenti. Questo anche grazie ad altre due nostre app: PMS Interface, che permette di integrare Hotel Back Office con i più importanti PMS internazionali, e POS Interface, per l’interfaccia invece con i sistemi software per la gestione della ristorazione. In questo modo, Hotel Back Office consente di avere il controllo completo delle attività amministrative, contabili, dell’economato e del controllo di gestione in hotel.
Quali sono i vantaggi operativi per l’albergo?
Molteplici. Uno dei più importanti è la possibilità di disporre di informazioni attendibili, precise ed estremamente tempestive e di reportistica sull’andamento del business elaborate secondo lo USALI – Uniform System of Accounts Reporting for the Lodging Industry, lo standard di riferimento internazionale per le strutture alberghiere. Lo USALI permette di analizzare la prestazione dell’hotel secondo criteri uniformi a livello internazionale – gli stessi indici di performance, tra l’altro, che usano banche e investitori e che vengono richiesti quando l’hotel si rivolge a questi soggetti. Fu creato nel 1926 grazie alla Hotel Accountants Association di New York City per fornire alle catene alberghiere delle linee guida in ambito contabile, amministrativo e finanziario e la possibilità di confrontare le prestazioni di diverse strutture sulla base di indicatori standard. È stato revisionato più volte nel corso del tempo ed è uno strumento di controllo che ha il vantaggio di non considerare solamente indicatori di natura puramente economica, ma anche economico-statistica.
Ovvero?
Dal ciclo attivo della gestione aziendale – grazie all’integrazione con PMS e POS – in Hotel Back Office confluiscono, per esempio, non solamente i dati sui ricavi, ma anche informazioni statistiche extra-contabili, come le presenze per segmento di mercato piuttosto che per nazionalità. L’insieme di queste informazioni consente di gestire la contabilità generale, ma anche una contabilità analitica e di tipo industriale che rappresenta la base per il controllo di gestione. Con Hotel Back Office andiamo a proporre agli albergatori una serie di piani dei conti riclassificati che consentono loro di realizzare, appunto, il controllo di gestione nella maniera a loro più congeniale.
È una soluzione adatta a tutte le tipologie di hotel?
Sì, soprattutto se la gestione amministrativa viene fatta “in casa” e non data in outsourcing. Questo perché è insito nel concetto stesso di controllo di gestione che l’analisi sul business sia tempestiva per poter apportare eventuali correzioni. È necessario che l’analista conosca molto bene i processi operativi e possa svolgere il proprio lavoro con dati immediatamente disponibili per dare eventuali indicazioni di miglioramento, quasi in tempo reale. Questa tempestività si ottiene solo se i sistemi sono integrati tra loro – come nel caso di Hotel Back Office con PMS e POS Interface ed eventualmente anche con altre fonti esterne di dati, come ad esempio i sistemi di gestione delle paghe e delle presenze – e grazie alla possibilità di inserire budget e costi previsionali che consentono di definire una migliore strategia di pianificazione finanziaria. L’integrazione, inoltre, fa sì che non siano necessarie imputazioni manuali e questo snellisce i flussi operativi e abbatte gli errori di inserimento a favore della precisione di analisi.
Si tratta, poi, di una soluzione in cloud.
Questo è un altro dei grandi vantaggi: Hotel Back Office è una soluzione cloud nativa ed è dunque un sistema accessibile in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, basta avere una connessione Internet.
Che tipo di supporto offrite agli alberghi che vogliono adottare Hotel Back Office?
Ci occupiamo di tutti gli aspetti legati all’implementazione e al set up della soluzione e della formazione degli utenti. Le persone che in Serenissima Informatica seguono Hotel Back Office hanno tutte lavorato negli uffici amministrativi di hotel delle fasce upscale, upper up scale e luxury, parlano dunque la stessa lingua degli albergatori e sono dei veri e propri consulenti che conoscono molto bene i processi operativi e gestionali di un hotel. Ma il nostro supporto non finisce nel momento in cui il software va live: offriamo un servizio di manutenzione evolutiva, che mette a disposizione dei clienti le nuove funzionalità che vengono man mano rilasciate, e di help desk che può contare sia sull’esperienza personale dei nostri consulenti che sull’ampia casistica alberghiera che Serenissima Informatica ha maturato negli anni.
Per approfondire: Serenissima Informatica, il road tour a Rimini per TTG Travel Experience e Hospitaliy Day
Serenissima Informatica parteciperà la prossima settimana ai due grandi appuntamenti di Rimini dedicati al mondo dell’ospitalità e del turismo. Martedì 10 ottobre sarà infatti all’Hospitality Day, in programma al Palacongressi di Rimini. Qui Alessandro Calligaris e Nicolas Ongarato incontreranno gli albergatori in occasione del panel “Conosci proprio tutti i KPI di cui hai veramente bisogno? Vai oltre all’analisi del venduto: Redemption, Revenue, Controllo di Gestione” (dalle 15 alle 15.30 in Sala del Borgo). Dall’11 al 13 ottobre, invece, i consulenti della software house saranno presenti a TTG Travel Experience (Padiglione A1-Stand 301). “A Rimini – spiega Calligaris – quest’anno festeggeremo i 20 anni di presenza di protel PMS in Italia, un bel traguardo che celebriamo portando in fiera i nostri casi di successo e tutte le novità della nostra offerta per il mondo alberghiero, a partire proprio da Hotel Back Office”.
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