Proseguono gli appuntamenti con Santo Alba in materia di f&b. Dopo l’introduzione alla materia dello scorso numero, questa volta Alba analizza nel dettaglio il conto economico: uno dei documenti principali per la gestione del comparto ristorazione. In particolare, grande attenzione è dedicata al sistema di contabilità analitica attualmente più in voga tra le grandi catene internazionali, basato sulle modalità di calcolo dello uniform system of accounting.
Per una corretta valutazione dell’andamento dell’attività del comparto f&b è molto importante un costante e attento monitoraggio del conto economico o p&l (profit and loss statement). E il modo oggi più comune ed efficace per strutturare un documento p&l è quello di seguire le regole e le modalità di calcolo dello uniform system of accounting: il sistema di contabilità analitica ormai da decenni adottato da quasi tutte le catene alberghiere internazionali. È questo un formato che può essere utilizzato sia per gli studi preliminari di fattibilità, sia per l’elaborazione dei budget, sia, infine, a consuntivo, per valutare e misurare le performance. Tra i suoi vantaggi c’è sicuramente quello di essere particolarmente flessibile: si può, infatti, impostare, per esempio, su base mensile (una colonna ogni mese per un totale di dodici sezioni), in modo da ottenere anche totali trimestrali o semestrali, da aggiungere naturalmente al tradizionale consuntivo annuale. Il tutto a discrezione di chi lo gestisce e secondo i dettagli che si desidera avere. Il p&l classico del reparto f&b, sempre restando nelle linee guida dello uniform system of accounting, si può, inoltre, tranquillamente elaborare utilizzando un semplice foglio formato Excel: per le piccole e medie strutture può bastare un unico p&l, mentre per gli alberghi più complessi, con più punti vendita, sale riunioni, banchetti e altro, è consigliabile stilare un riepilogo globale, capace di dare una visione generale del comparto, a cui affiancare dei p&l più specifici, dedicati ai singoli punti vendita.
La struttura di tale documento prende così in considerazione i costi e ricavi al netto dell’Iva, dal cui confronto determina quindi il margine ottenuto dal comparto e da ogni singolo punto vendita. Dal lato delle spese, in particolare, lo uniform system of accounting prevede, prima di tutto, la registrazione del costo prodotto delle vivande e delle bevande, al netto dell’Iva e del valore di tutte le materie prime utilizzate per la preparazione dei pasti del personale o degli ospiti della direzione. Tali cifre, oltre a contribuire alla definizione del conto economico, forniscono, tra l’altro, quando rapportate al ricavo ottenuto dalla vendita dei medesimi articoli, due indici molto popolari tra i responsabili dell’f&b: le percentuali del food cost e del beverage cost, che, ove necessario, è sempre meglio indicare accanto ai totali costi e ricavi relativi. Si tratta di valori che costituiscono un importante strumento di misura per una buona gestione del comparto. È, infatti, molto importante riuscire a dare al cliente la giusta qualità rispetto al prezzo, al contempo assicurando all’azienda un margine sufficiente a copertura di tutti i costi. Non esistono, tuttavia, regole fisse sul valore ideale che le percentuali di food e beverage cost devono avere, perché esse dipendono strettamente dalla tipologia di ristorazione offerta e dagli obiettivi che ci si è posti. In linea generale la percentuale di costo tende, in ogni caso, a essere più alta quando si lavora con prodotti di prezzo elevato, che però garantiscono anche maggiori margini di guadagno.
Altra voce fondamentale del p&l è poi quella relativa al costo del personale, dove vanno inserite tutte le uscite in materia, inclusi i contributi, il tfr, le quote per la tredicesima e la quattordicesima, l’accantonamento per le ferie, i benefit e quant’altro. In questo caso è sempre consigliabile suddividere i costi fra le varie categorie di personale, perché così si riesce a monitorare meglio la situazione e a intervenire con tempestività dove necessario. Il costo personale è, infatti, nella maggior parte delle situazioni, quello più alto e rappresenta spesso la più grande preoccupazione degli imprenditori: una sfida decisiva per chi gestisce le aziende, che diventerà ancora più complessa da affrontare negli anni a venire. Chi vorrà sopravvivere, dovrà organizzarsi per mantenere i costi del lavoro entro parametri accettabili, allo stesso tempo continuando a dare al cliente un servizio fortemente personalizzato e capace di fare la differenza con i competitor. Sarà così importante evitare di cadere nella tentazione, che coglie tutti quando le cose non vanno bene, di tagliare i costi, eliminando però servizi essenziali ad assicurare la qualità del prodotto finale erogato al cliente.
Sotto la voce costi vari vanno, poi, indicati tutti gli altri articoli di spesa (tra cui quelli per la biancheria, la lavanderia, le stoviglie, i fiori, le attrezzature di cucina, i prodotti di pulizia, la manutenzione dei macchinari, le divise, i menu e gli altri stampati), atti ad assicurare la gestione ottimale e il controllo delle uscite del comparto f&b. Il totale dei costi, infine, è dato dalla somma del costo prodotto, di quello del personale e di quello delle varie.
I dati così raccolti vanno quindi analizzati attentamente, perché ricorrere semplicemente al taglio delle voci di uscita, che sono andate oltre certi limiti prestabiliti, può rivelarsi controproducente. Se da una parte è, infatti, vero che i costi devono essere contenuti e in nessun caso devono compromettere o mettere a rischio l’azienda, è d’altra parte altrettanto vero che le voci di spesa vanno sempre gestite in modo da non dare mai al cliente l’impressione che si stia risparmiando a sue spese: altrimenti si rischia di perderlo e le cose non possono che peggiorare ulteriormente.
La delicatezza e la consistenza dei suoi contenuti rende, insomma, il documento p&l, completato dall’analisi dei margini a seguito del confronto tra costi e ricavi, uno strumento di grande rilevanza per chiunque si occupi di f&b: in fase di progettazione, quale utile sistema di valutazione nella compilazione di uno studio di fattibilità attendibile, e soprattutto a consuntivo, per misurare le performance di ogni singolo punto vendita (bar, ristorante, banchetti, spazi congressuali), nonché dell’intero reparto preso nel suo complesso. Avendo l’accortezza di utilizzare sempre gli stessi metodi di calcolo, l’analisi mensile del p&l consente, in particolare, di intervenire tempestivamente per sanare situazioni a rischio o, meglio, per prevenire l’insorgenza stessa di qualsiasi criticità.
La colonna dei ricavi
Nella sezione p&l dedicata alle entrate vanno sempre inseriti i ricavi al netto dell’Iva. L’ordine di compilazione consigliabile è il seguente:
1. Ricavo vivande: comprende tutte le entrate per le vivande consumate a colazione, pranzo e cena, nonché per quelle servite al bar e utilizzate per il room service, i banchetti, i coffee break, i pranzi e le cene in occasione dei congressi.
2. Ricavo bevande: in questa voce vanno inserite tutte le entrate bevande del ristorante, del bar, dei banchetti, del congressuale e del minibar, nonché quelle dovute a eventuali altre situazioni.
3. Ricavi vari: include tutte le entrate non specificamente dovute alla vendita di vivande o bevande, come, per esempio, il coperto, il servizio, i fiori e le stampe dei menu.
4. Affitto spazi e meeting: qui vanno inseriti i ricavi provenienti dall’affitto di sale riunioni (alcune grandi strutture con molto volume congressuale preferiscono, però, tenere le entrate derivanti dall’affitto di sale meeting separate da quelle legate al food and beverage)
5. Attrezzature meeting: comprende i ricavi per le attrezzature tecniche utilizzate per i convegni e fatturate al cliente.
6. Totale ricavi: la somma di tutte le entrate delle singole voci di ricavo, che possono essere tante quante se ne desiderano e quante necessarie al livello di dettaglio cercato per il proprio p&l.
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