Al via l’Italia convention bureau

Favorire opportunità di business, promuovere la destinazione Italia, coordinare e rappresentare l’offerta, nonché diffondere la cultura mice (meeting, incentive, conference & event) tramite programmi di formazione adeguati. È questa la variegata mission dell’Italia convention bureau: il nuovo organismo di natura privata, ma organicamente collegato con le realtà istituzionali, nato sulle ceneri della fallimentare esperienza pubblica conclusa nel 2012. L’iniziativa, deputata a coordinare la promozione verso l’estero dell’Italia come sede di eventi di ogni tipologia, è stata fortemente voluta dalle organizzazioni di categoria Federcongressi&eventi, Federturismo-Confindustria, Confesercenti-Assoturismo, Confturismo-Confcommercio e Federalberghi: recentemente presentato a Firenze, il bureau è stato ufficialmente istituito lo scorso mercoledì 18 giugno e ha per ora raccolto 29 adesioni, soprattutto tra i convention bureau territoriali, i centri congressi e gli hotel con sale meeting da oltre 200 camere. «È un cambio di approccio culturale», ha commentato la vicepresidente di Federcongressi&eventi Carlotta Ferrari, «perché implica l’organizzazione autonoma da parte delle imprese, la coesione di tutte le associazioni e la razionalizzazione di ruoli e competenze tra istituzioni e privati. Ciascuno ha il suo compito: le istituzioni, come destination marketing organization, fanno promozione istituzionale, mentre la pubblicizzazione dell’offerta nazionale è sostenuta, in coordinamento con le istituzioni stesse, dai privati».
Il progetto affonda le proprie radici nel «Protocollo di relazione per il coordinamento delle azioni per lo sviluppo dell’offerta congressuale italiana», siglato il 26 luglio 2013 dalla stessa Federcongressi&eventi con Enit e le regioni, alla presenza dell’allora ministro per i Beni culturali e il turismo, Massimo Bray. A settembre 2013 si è quindi insediato il comitato di cordinamento mice, composto da Enit, dalle associazioni di categoria e dalle regioni, che quattro mesi più tardi ha definito il progetto, condiviso da tutte le associazioni, per la costituzione di un convention bureau nazionale privato.
Alla luce di tali linee guida, la nuova realtà, tesa alla promozione del mice italiano, si è quindi costituita come una rete di imprese della durata di cinque anni: una formula che garantisce numerosi vantaggi, tra i quali la possibilità di accettare nuovi partner anche in corso d’opera, alcune agevolazioni importanti in fase di start-up e finanziamenti statali.
Il progetto di fattibilità, da cui discende la stesura del contratto, è stato inoltre realizzato a valle di precisi criteri di classificazione dell’offerta congressuale, con l’intento dichiarato di riservare l’accesso a strutture di provata qualità. La partecipazione, è stato spiegato durante la presentazione fiorentina, sarà peraltro articolata per destinazioni e venues, sull’esempio di quanto già fa il Convention bureau di Norvegia. I partner saranno quindi suddivisi su più livelli in base alle caratteristiche tecniche e all’attrattività. E a ciascun livello corrisponderà un grado di contribuzione annuale diverso: 5 mila euro per le destinazioni (convention bureau territoriali o club di prodotto) e i poli congressuali oltre mille posti, 2 mila euro per i poli congressuali fino a mille posti e per gli alberghi con oltre 200 camere, mille euro per gli hotel con un numero di stanze inferiore e le sedi congressuali minori, 800 euro per le agenzie pco (professional congress organizer), le destination management company, i catering e gli altri supplier che operano a livello sovraterritoriale. Il coordinamento con le regioni e con l’Enit sarà infine garantito da convenzioni ad hoc.
Per quanto riguarda la sua struttura, il convention bureau, a cui non sarà mai devoluta la definizione di contratti con i clienti finali, ma avrà il compito di mettere i propri associati nelle condizioni di farlo, sarà diretto da un presidente, eletto dall’assemblea dei soci (e in quota Federcongressi&eventi), nonché da un comitato di gestione composto da otto persone nominate dalle stesse imprese partecipanti alla rete ma indicate dalle associazioni di categoria, promotrici e garanti del progetto.