In un contesto alberghiero in cui gli hotel non sono più solamente luoghi di pernottamento, ma veri e propri hub per incontri e manifestazioni e nel quale business e leisure sono sempre più mescolati tra loro, c’è una figura che riveste un ruolo strategico fondamentale per la gestione e lo sviluppo del segmento d’affari legato agli eventi: è quella del MICE Manager, ovvero colui che si occupa di coordinare tutte le attività legate all’organizzazione e alla promozione di eventi aziendali, congressi, incentive e fiere ospitati dall’albergo.
Chi è e cosa fa il MICE Manager
Il MICE Manager è un professionista altamente specializzato che opera all’interno di strutture ricettive, principalmente hotel di medio-grandi dimensioni o appartenenti a catene internazionali. Il suo compito principale è la gestione dell’intero processo organizzativo degli eventi aziendali, dalla fase di contatto con il cliente fino alla conclusione dell’evento. Il MICE Manager rappresenta un punto di riferimento non solo per il cliente, ma anche per i vari reparti dell’hotel coinvolti nella realizzazione dell’evento, come Banqueting, Housekeeping, Front Office e Vendite.
Le principali attività del MICE Manager includono la gestione delle richieste per eventi, meeting o conferenze, valutando la fattibilità in base agli spazi e alle risorse disponibili, l’elaborazione di preventivi personalizzati in linea con le esigenze del cliente, la pianificazione operativa dell’evento, coordinando logistica, tempistiche, setup delle sale, catering e servizi tecnici, l’interfaccia costante con il cliente, offrendo assistenza pre, durante e post evento, la supervisione dello staff coinvolto e il coordinamento tra i diversi reparti dell’hotel. E, ancora, l’analisi post-evento per valutare i risultati, la soddisfazione del cliente e identificare aree di miglioramento. Infine, il MICE Manager partecipa per conto dell’hotel a fiere, workshop e roadshow del settore per promuovere l’offerta legata agli eventi del proprio hotel.
Un lavoro di squadra
Come anticipavamo, il lavoro del MICE Manager è trasversale e richiede una forte collaborazione con diverse aree dell’hotel, come il reparto commerciale, per la definizione delle tariffe e delle offerte, il Banqueting e l’F&B, per la scelta dei menu e la gestione della ristorazione durante gli eventi, il Front office, per garantire una corretta accoglienza e assistenza agli ospiti partecipanti, e il reparto tecnico, per l’organizzazione delle attrezzature audiovisive e la connettività durante gli eventi. Il MICE Manager si interfaccia chiaramente anche con la direzione, per allineare gli obiettivi commerciali e strategici dell’hotel.
Skills personali e professionali richieste
Per svolgere con successo il ruolo di MICE Manager sono necessarie una combinazione di competenze tecniche e soft skills. Tra le prime rientrano l’ottima conoscenza del settore alberghiero e delle dinamiche MICE, la capacità di project management, per organizzare eventi complessi rispettando tempi e budget, la conoscenza fluente delle lingue straniere, in particolare dell’inglese, l’utilizzo dei software di gestione eventi e CRM e la conoscenze delle tecniche di marketing e vendita, utili per promuovere l’offerta MICE della struttura.
Anche le competenze personali sono importanti: al MICE Manager sono richieste doti comunicative e relazionali, capacità di problem solving e gestione dello stress, flessibilità e adattabilità, vista la varietà degli eventi e le richieste dei clienti e, ancora, leadership e capacità organizzative, per coordinare team e fornitori.
Ecco, dunque, che il MICE Manager si rivela una figura chiave nella valorizzazione del comparto business di una struttura alberghiera. Con competenze trasversali e un’attitudine al lavoro dinamico e relazionale, contribuisce in modo significativo alla crescita dei ricavi e alla reputazione dell’hotel nel segmento degli eventi. In un’epoca in cui il turismo esperienziale e professionale si fondono sempre di più, la professionalità del MICE Manager diventa un vero asset competitivo per ogni struttura ricettiva.
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