Parallelamente all’integrazione interna, è importante e strategico integrare il gestionale del proprio albergo con i diversi sistemi rivolti al marketing e al booking on-line, channel management e Gds, al fine di tenere sotto controllo e semplificare la gestione della vendita dei propri prodotti e servizi.
Le aziende che operano nel settore dell’ospitalità hanno sempre più implementato strumenti di gestione del booking on-line partendo dalla disponibilità reale dell’hotel, o hanno tentato di interfacciare i sistemi già esistenti utilizzando linguaggi informatici differenti e talvolta per nulla affini.
Sicuramente è più semplice oggi rispetto a qualche anno fa effettuare l\'integrazione del gestionale con il booking on-line; molte aziende che producono Pms hanno iniziato ad elaborare propri strumenti di booking on-line, con il rischio però di fornire agli albergatori strumenti tecnologici che non rispondono prontamente alle richieste del mercato.
Infatti il navigatore internet ha innalzato la sua richiesta di flessibilità: non si accontenta più di tariffe last minute, né gli interessa acquistare solo la camera. Vuole poter comprare anche altri servizi e il sistema di prenotazione deve essere in grado di soddisfare questa esigenza.
I discorsi sul booking on-line rientrano inoltre nel più generale dibattito sulla disintermediazione, una tendenza di mercato che ha avuto origine con l’avvento di internet: attraverso l’acquisizione di un software che diventa di proprietà della struttura, completamente integrato nel Pms e che non comporta costi transazionali è davvero possibile eliminare intermediari.
L’altro grande aspetto dell’integrazione è indubbiamente quello dei portali. La loro importanza è ancora consistente anche se non più esclusiva rispetto agli anni precedenti. Anche in questo caso i consumatori giocano un ruolo decisivo, perché hanno affinato le loro tecniche di ricerca e hanno compreso che i portali si sono dovuti necessariamente allineare in termini di parità tariffaria; inoltre hanno capito che arrivando alla fonte ed eliminando anelli della filiera si può trovare un prezzo migliore, oppure semplicemente si sono sentiti rassicurati nel procedere ad acquistare direttamente dal produttore.
Gestire portali internet e le loro costanti evoluzioni è diventata un’esigenza sempre più sentita, e la riprova è che sono sempre più numerosi i software di channel management che continuamente vengono messi sul mercato; il loro unico obiettivo è quello di velocizzare tutte le attività di aggiornamento dei siti internet in termini di tariffe e di disponibilità, mantenendo sotto controllo le strategie tariffarie sui diversi portali e la parità tariffaria, senza più distinguere sulla base delle commissioni che vengono applicate dai diversi portali.
Integrare il programma che si occupa del channel management con il gestionale è la logica conseguenza di questa nuova modalità di vendita.
Il Pms da un lato indica quante camere si possono realmente mettere in vendita, il channel management dall’altro moltiplica questa disponibilità sovraesponendo l’albergatore e permettendogli di lavorare sul filo dell’overbooking per fronteggiare quel margine di cancellazioni che date le attuali modalità di prenotazioni è costretto a mantenere. I software per la gestione dei canali di vendita sul web rispondono insomma alla nuova incertezza delle prenotazioni, mentre i gestionali offrono la concretezza dei numeri.
Ciononostante, poter gestire le disponibilità direttamente dai Pms rende il procedimento più semplice e lo spoglia anche di qualche margine di incertezza; probabilmente non massimizza i fatturati, ma almeno protegge dall’“overbooking selvaggio”.
Un ragionamento analogo vale anche per i Crs dei Gds, che mettono in diretta relazione gli albergatori e gli agenti di viaggio; poter interfacciare oggi synixs, pegasus o trust può risultare un’operazione difficile. Questi funzionano in modo assolutamente diverso dai siti internet, non essendo orientati al b2c (business to consumer), ma al b2b (business to business), e quindi i prezzi, le disponibilità e le restrizioni alla vendita hanno significati differenti.
Il vero sviluppo dell’integrazione sarà comunque quello con i sistemi di business intelligence: corretta analisi e gestione dei dati saranno gli argomenti dell’imminente futuro.
Lo stesso processo che porta a stabilire il prezzo finale di una camera, subisce delle modifiche,
a causa dell’evoluzione che il mondo del turismo ha seguito e delle dinamiche, talvolta eccessivamente orientate al prezzo più che alla qualità di un servizio.
Una buona approssimazione delle politiche tariffarie che un albergatore deve adottare per massimizzare i suoi guadagni è fornita dallo yield management, disciplina economica che confronta i dati generati dai Pms con l’effettivo andamento della domanda, operando un controllo integrato di capacità e prezzo.
Se volessimo quindi individuare un prototipo di gestionale del futuro, dovremmo pensarlo come uno strumento in grado di offrire una visione d’insieme immediata: è dalle schermate dell’occupazione infatti che si determinano spesso le prime quotidiane decisioni e la conseguente scelta di agire sui canali on-line/off-line.
Poter decidere direttamente dal planning dell’hotel quali disponibilità aprire, quali piani tariffari applicare relazionando queste scelte allo stato attuale dell’occupazione e del fatturato diventa il sogno quotidiano di molti revenue manager.