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La ristorazione per il mice
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Proseguono gli appuntamenti con i focus f&b a cura di Santo Alba. Questa volta, in particolare, è tempo di approfondire l’organizzazione e la gestione efficienti di un’offerta ristorativa dedicata al segmento mice.

Un segmento di business molto ampio, che comprende numerosi servizi, tra cui coffee break, cocktail, pranzi di lavoro, buffet e cene di gala. Ma anche una fonte di innumerevoli opportunità per dimostrare la creatività e le capacità organizzative degli addetti al commerciale, degli operativi e degli organizzatori. È il comparto della ristorazione d’albergo dedicato agli eventi congressuali e al mice, che, per le strutture dotate di spazi adeguati, può generare utili davvero considerevoli.
Se sfruttato in maniera corretta, infatti, il segmento della ristorazione congressuale è spesso in grado di fare una considerevole differenza sul conto economico del reparto f&b. La chiave del successo, come sempre, è quella di dare al cliente il prodotto giusto, servito nel modo giusto e al prezzo giusto.
Quando si offrono servizi di ristorazione per la propria clientela mice, in particolare, e soprattutto quando si ha a che fare con numeri consistenti, il successo dipende in massima parte dalla pianificazione, dall’organizzazione e da una corretta esecuzione. Che l’evento sia piccolo o grande, lo svolgimento dello stesso deve, infatti, avvenire con la massima precisione ed efficienza. Inoltre, qualsiasi sia la quantità di partecipanti, nessuno, in alcun caso, deve avere l’impressione di partecipare a un evento di massa e non di qualità.
Ogni cerimonia, manifestazione o tavola rotonda ha la sua particolarità e va preparata e pianificata con la massima attenzione, senza trascurarne il minimo dettaglio. Il più piccolo errore organizzativo, la più insignificante dimenticanza può avere un effetto disastroso sulla riuscita dell’intero evento. Per evitare cattive sorprese è sempre bene prepararsi delle check list contenenti tutti i punti necessari a un controllo adeguato, compresi pure gli elementi più marginali e meno appariscenti.
Nonostante poi tutti gli eventi siano diversi l’uno dall’altro, l’importanza che ciascuno di loro riveste per ogni singolo cliente è sempre la stessa: enorme. È allora fondamentale illustrare e chiarire ogni minimo particolare fin da quando si iniziano a prendere i primi impegni formali. Anche se spesso ciò avviene con larghissimo anticipo rispetto alla data richiesta. Chi organizza la ristorazione congressuale deve, infatti, sapere esattamente e da subito quali siano gli obiettivi del proprio cliente, per fare in modo che tutti vengano pienamente raggiunti.
In ogni caso, poi, occorre porre grande attenzione nella scelta dei menu. Molte strutture, in particolare, dispongono di una brochure contenente le proprie proposte dedicate alle varie tipologie di evento. La tendenza più comune è così quella di far vedere il catalogo al cliente, affinché possa scegliere secondo le proprie preferenze. Ed è proprio qui che tutto ha inizio e che si cominciano a stabilire i presupposti per il successo finale. Come si dice in gergo, è allora proprio da questo punto che occorre partire con il piede giusto. Altrimenti si possono creare delle criticità, che poi si portano inevitabilmente dietro fino alla conclusione del rapporto di collaborazione, con ripercussioni che, a volte, possono anche mettere a rischio l’intero evento.
Le brochure della banchettistica vanno perciò preparate in stretta collaborazione con gli esperti del settore: f&b manager, chef, banqueting manager, maître. Bisogna, infatti, tener conto di una serie innumerevole di variabili, tra cui, per esempio, le strutture e le attrezzature disponibili in cucina, la configurazione delle sale, le distanze fra queste ultime e la stessa cucina, nonché le altre eventuali problematiche di servizio e i sistemi di stoccaggio del materiale pulito e di quello sporco. Per proporre prodotti di qualità al giusto prezzo occorre, inoltre, analizzare con ampio anticipo il fabbisogno di materia prima, le stagionalità e l’oscillazione dei prezzi, evitando possibilmente di utilizzare i prodotti costosi non di stagione.
Se però la pianificazione del menu viene fatta con il giusto criterio, dando spazio all’utilizzo di materie prime di stagione e ottimizzando il costo della manodopera necessaria a garantire un servizio efficiente, si riuscirà sicuramente a soddisfare i propri clienti e a ottenere un buon ritorno economico per l’albergo.
Alcuni consigli per la buona riuscita degli eventi

• Fare le giuste scelte di investimento in strutture e attrezzature adatte a questa tipologia di ristorazione
• Affidarsi a consulenti ed esperti del settore che conoscano le problematiche operative e le necessità dei clienti
• Non trascurare nessun dettaglio operativo e organizzativo durante la fase di trattativa con il cliente
• Informarsi sulle necessità del cliente e sugli obiettivi legati all’evento e impegnarsi affinché questi vengano raggiunti
• Per le occasioni di una certa importanza, è sempre meglio organizzare una prova menu, durante la quale preparare, presentare e servire le pietanze, riproducendo con esattezza tempi e modi dell’evento reale. Si consiglia, inoltre, di fotografare ogni portata, al fine di poter riprodurre la stessa presentazione anche a distanza di mesi.

COMMENTI
« fin qui normale amministrazione,il problema vero è la gestione degli imprevisti dovuti a ritardi,diete particolari,numero inesatto dei partecipanti,spazi esterni da gestire.I pochi casi nei quali ho visto fronteggiare bene la situazione sono stati quando Direttore,F&B e Maitre provenivano dalla gavetta nella brigata di cucina,o da una esperienza in sala.Questo avviene ancor oggi solo nelle navi da crociera,difficilmente a terra gli alberghi o hotel sono disposti a investire ad esempio in giovani cuochi da affiancare allo chef per dirottare quest'ultimo al F&B.Preferiscono avere come F&B un mero contabile che nel momento del bisogno non sa nemmeno da che parte escono i piatti salvo alcuni rari casi.Allora allarme, stress,confusione. Questa è la figura dell'F&B Mgr che sempre piu' spesso ci si ritrova in hotel.
Postato da andrea , F&B - 11:58:19 19-11-2010

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