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Ottimizzare le travel policy
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Risparmi medi pari a circa il 20% della spesa per i viaggi d’affari. Questo il risultato principale che le aziende possono ottenere ottimizzando le travel policy e incrementandone il rispetto da parte dei viaggiatori. A rivelarlo, una recente ricerca dal titolo “Playing by the rules: optimizing travel policy and compliance”, condotta dal Cwt travel management institute, attraverso l’analisi di casi aziendali e interviste su un ampio campione di aziende diversificate in termini di settore merceologico, area geografica e volumi di spesa alla voce business travel. «Il tema che abbiamo preso in considerazione in questo studio» spiega Andrea Solari, direttore commerciale di Carslon wagonlit travel in Italia, «rappresenta uno degli elementi cardine della gestione dei viaggi d’affari: una materia che negli ultimi anni è divenuta ancora più complessa a seguito anche della sempre maggiore articolazione dell’offerta». L’indagine ha rivelato, in particolare, come molte imprese siano ancora lontane dal target della best practice in tale comparto. «Causa del mancato raggiungimento di risultati ottimali» prosegue Solari, «non è solo la non sempre puntuale applicazione delle regole, ma anche le difficoltà nel definire travel policy perfettamente efficaci. Migliorare le proprie strategie aziendali relative alla gestione delle spese di viaggio garantirebbe, in particolare, un risparmio complessivo dell’8%, mentre un maggior rispetto dei regolamenti garantirebbe un’ulteriore riduzione delle uscite per i viaggi d’affari del 12%».
La ricerca Cwt ha così individuato cinque macro-aree fondamentali sulle quali le aziende potrebbero intervenire per incrementare le proprie performance di spesa nel comparto del business travel: «In primo luogo», racconta il senior director del Cwt travel management institute, Cristophe Renard, «abbiamo preso in considerazione le politiche di advance air booking, scoprendo come, per fare solo un esempio, l’obbligo di prenotare i voli con un anticipo di almeno 14 giorni porti a risparmi potenziali medi pari al 5,7% sul totale delle spese di viaggio». La ricerca ha poi comparato tra loro le performance di spesa legate all’acquisto di biglietti aerei a tariffe negoziate flessibili o restrittive. «In questo caso, il risultato può essere considerato parzialmente sorprendente», continua Renard. «In contraddizione con una convinzione abbastanza diffusa tra il management delle imprese, infatti, le tariffe restrittive si sono dimostrate, in media, il 25% più convenienti di quelle flessibili, pur tenendo in considerazione l’incidenza delle penali pagate per le cancellazioni o i cambiamenti degli orari dei voli».
Altro dato in apparente contrasto con un diffuso sentire comune è, poi, quello che riguarda la politica da adottare nei confronti dei fornitori preferenziali. «In questo ambito», specifica Renard, «le nostre evidenze ci indicano come le società che preferiscono affidarsi ai termini concordati con i propri fornitori consueti ottengano performance migliori di quelle che invece prediligono la ricerca della più bassa tariffa presente sul mercato al momento dell’acquisto. Un dato, questo, valido sia per i biglietti aerei sia per le camere d’hotel». Altro tema caldo delle travel policy è poi quello relativo alla scelta della classe in cui volare e della categoria degli alberghi: «È soprattutto quest’ultima, in particolare, la variabile che incide maggiormente sulle spese, mentre una politica più restrittiva sulle condizioni anteposte all’acquisto di biglietti di business class non avrebbe, secondo le nostre risultanze, effetti particolarmente apprezzabili. Anche perché, a onor del vero, negli ultimi dieci anni le policy travel aziendali in materia sono già state ampiamente riviste in una prospettiva di contenimento dei costi».
Ultima macro-area considerata, infine, è stata quella relativa alla scelta dei canali d’acquisto. «Il risparmio garantito a chi si affida a una travel management company si aggira mediamente attorno al 20% per le spese alberghiere», conclude Renard, «e al 13% per quanto riguarda i costi dei biglietti aerei. Non solo: per la maggior parte dei travel manager la collaborazione delle agenzie si rivela un fattore discriminante nel caso della gestione delle emergenze, perché permette, tra l’altro, di tracciare rapidamente gli spostamenti del viaggiatore e di mettersi altrettanto velocemente in contatto con lui».
Il Cwt travel management institute

Creato nel 2005, svolge ricerche sulle strategie più importanti per un’efficace gestione dei viaggi d’affari. L’istituto si avvale, in particolare, delle risorse del network internazionale di Carlson wagonlit travel per fornire un flusso costante di informazioni di business intelligence relative al mondo dei viaggi d’affari.

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