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Comunicare la comunicazione - Un linguaggio piacevole e chiaro, non burocratico, aiuta anche il commerciale
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Una rubrica che ha l’obiettivo di far chiarezza sul concept di comunicazione, strumento sempre più indispensabile in tempi di forte competitività e in particolare nel settore turistico-alberghiero, dove può costituire la chiave vincente per il successo. Fiammetta Ariani, esperta del settore che opera da oltre 30 anni in questo ambito, con piacere risponderà alle vostre domande sul tema. Basterà rivolgersi alla nostra redazione oppure direttamente a f@arianipartners.com.

Marco Montagnani, general manager dell’Hotel Barchetta Excelsior e del Palace Hotel, Como, ha posto la seguente domanda: «Pr e comunicazione in che modo possono essere d’aiuto all’ufficio commerciale per comunicare meglio con il cliente acquisito o potenziale? Quali sono gli strumenti?».
Spesso, quando si parla di Pr e comunicazione, si pensa più alla comunicazione verso il mondo esterno, all’ufficio stampa, alle iniziative importanti e straordinarie… In realtà la comunicazione riveste un ruolo determinante anche per aiutare il servizio commerciale a comunicare in maniera corretta e con più efficacia al fine di ottimizzare le proprie azioni commerciali e raggiungere l’obiettivo. Ad esempio, anche una semplice azione di mailing diretto nei confronti di potenziali clienti può essere più o meno efficace a seconda degli strumenti di comunicazione che si mettono in atto: molti sono i messaggi che ogni giorno tutti riceviamo, forse troppi per poterli prendere tutti in considerazione. La prima selezione viene proprio fatta in base alla chiarezza, alla semplicità e alla facile leggibilità di quanto viene inviato. Quante volte si ricevono troppi documenti insieme, a volte ripetitivi e non chiari, con lettere di accompagnamento confuse, mal scritte anche solo sotto il profilo della lingua italiana. Quindi, la prima regola è quella di inviare documentazione sintetica, chiara e ben preparata, una lettera di accompagnamento che - nella forma grafica e nei contenuti - deve essere invitante, comprensibile oltre che un minimo creativa, in modo da catturare l’attenzione, meglio se scritta con tono meno commerciale e più relazionale.
Un discorso a parte merita la varia modulistica utilizzata dall’ufficio commerciale e che deve essere scritta, oltre che correttamente sotto il profilo contenutistico, cosa che spesso non è, utilizzando toni e modi che predispongano bene il potenziale cliente, avvalendosi più di un linguaggio da relazioni pubbliche che non di quello perentorio e strettamente contrattuale.
Così anche i ringraziamenti inviati dopo visite commerciali o dopo eventi promozionali dovrebbe essere studiato in termini che privilegiano la cortesia e le Pr, anche se il fine ultimo rimane sempre quello strettamente commerciale.

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